Demande d'emploi: tout ce que vous devez savoir

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La demande d'emploi est une étape essentielle du processus d'embauche.

Non seulement cela aide les entreprises à hiérarchiser leurs besoins en matière d'embauche, à rationaliser le processus de recrutement et à faire de meilleurs choix, mais il peut également servir de système de contrôle et de contrepoids.

La mise en œuvre des demandes d'emploi dans le processus de recrutement signifie que les recruteurs auront une idée claire du type de poste à occuper, d'une date de début, d'une fourchette de salaire proposée et du type de contrat.

Cet article examinera de manière plus approfondie ce que sont exactement les demandes d'emploi, pourquoi vous en avez besoin et comment vous assurer que vous rédigez de bonnes demandes d'emploi.

Plongeons-nous.

Qu'y a-t-il?

Qu'est-ce qu'une demande d'emploi?

Une demande d'emploi est un moyen de formaliser un besoin d'embauche. Il donne aux recruteurs ou aux gestionnaires une explication des raisons pour lesquelles le poste doit être rempli, ainsi que d'autres informations cruciales pour prendre la bonne décision d'embauche, servant de base à vos offres d'emploi et à votre processus de recrutement.

Les demandes d'emploi indiquent souvent quel type de poste doit être occupé dans quel département, avec une fourchette de salaire, une date de début, une description de poste et si une prime sera disponible. Une demande est ensuite envoyée à la direction pour approbation. Cela leur donnera un aperçu de ce qu'ils peuvent offrir aux candidats au début du processus de recrutement.

Habituellement, les demandes d'emploi sont créées de deux manières, soit sous forme de formulaire, soit sur un système de suivi des candidats (ATS). Si votre entreprise utilise un ATS, elle disposera probablement de modèles prêts à l'emploi pour créer les demandes rapidement et facilement, ainsi que d'outils pour gérer davantage le processus d'approbation des demandes d'emploi.

Que comprend une demande d'emploi?

Une demande d'emploi comprendra certains éléments standard, tels que le département embauche, une échelle salariale et s'il s'agit d'un poste à temps plein, à temps partiel ou temporaire.

Les éléments clés de toute demande d'emploi comprennent généralement:

  • Département: Pour quel service / équipe vous recrutez
  • Manager / recruteur: Celui qui est en charge de la location
  • Raison de la demande: pourquoi embauchez-vous pour le poste? S'agit-il d'un nouveau poste au sein du ministère ou est-ce pour combler un employé existant qui a pris sa retraite ou qui a quitté l'entreprise?
  • Échelle salariale: Une échelle de salaire attendue que le recruteur peut offrir aux candidats pendant le processus d'entrevue
  • Date de début: Une date de début proposée pour le rôle
  • Contrat: Si le contrat porte sur un poste à temps plein, à temps partiel ou temporaire, ainsi que le nombre d'heures qu'un candidat devra travailler par semaine
  • Qualifications professionnelles: Si vous avez besoin d'un certain ensemble de compétences ou d'une certaine durée d'expérience pour occuper un poste. Par exemple, si le poste nécessite un certain diplôme ou qualification, il devra être inscrit sur la demande d'emploi
  • Budget / calendrier: Si vous avez besoin d'un poste pourvu rapidement, ou si vous ne disposez que d'un montant fixe de financement pour le recrutement, cela doit être inclus dans le formulaire. De cette façon, le responsable / recruteur a une indication du calendrier dont il a besoin pour pourvoir le poste, ainsi que du nombre d'heures qu'il peut consacrer à la recherche.
  • Description de l'emploi: Une description détaillée des tâches et des fonctions du rôle, obtenue grâce à une analyse approfondie des tâches du poste

Un formulaire de demande d'emploi standard ressemble généralement à ceci:

Formulaire de demande d'emploi Betterteam

Si vous utilisez un ATS, vous recevrez probablement un modèle dans lequel les informations peuvent être remplies et soumises numériquement directement sur la plate-forme, comme dans cet exemple de demande d'emploi de Lever:

Levier de demande d'emploi ATS

Pourquoi avez-vous besoin d'une demande d'emploi?

L'intégration des demandes d'emploi dans votre processus de recrutement est cruciale.

Non seulement ils peuvent justifier la nécessité du rôle au sein de l'organisation et officialiser le début de l'embauche pour un nouveau rôle, mais ils décrivent également clairement les besoins d'un service à un responsable du recrutement ou à un recruteur. N'oubliez pas que si vous sous-traiter le recrutement ou si vous avez de grands départements, il est presque impossible pour les responsables d'une embauche de connaître les détails tels que les échelles salariales ou les qualifications requises pour un poste, à moins que vous ne les décriviez.

Les demandes d'emploi couvrent ces bases, tout en expliquant aux recruteurs pourquoi vous avez besoin de cette embauche et ce que vous attendez d'un candidat.

Il peut également aider les entreprises à formaliser leurs processus de recrutement. En mettant leurs besoins d'embauche par écrit avant de rechercher des candidats, les formulaires de demande d'emploi peuvent garder une trace écrite de ce que les gestionnaires attendent des candidats, de la durée des embauches et des raisons pour lesquelles le poste doit être pourvu en premier lieu.

Par exemple, si les départements embauchent constamment pour de nouveaux postes parce que des employés partent pour d'autres rôles, cela peut mettre en évidence qu'ils ont un problème de désabonnement qui doit être examiné.

Les demandes d'emploi sont également un excellent moyen pour les départements RH de construire une politique de recrutement transparente et de mesurer leurs KPI de recrutement.

Comme l'explique Bev Campling de Recruitee, le suivi des KPI de recrutement permet aux entreprises de surveiller le nombre de nouvelles demandes d'emploi qu'elles créent et de donner un aperçu du temps d'embauche et du temps à remplir.

«Cela permet d'identifier les postes difficiles à pourvoir», elle dit.

«Les coûts d'embauche peuvent également être suivis à partir des demandes en comparant ces paramètres avec le nombre d'heures consacrées par les recruteurs. Les RH peuvent alors facilement calculer s'ils sont en trop ou en sous-effectif. »

Le suivi de toutes ces mesures facilite non seulement la documentation de votre processus de recrutement, mais vous permet également de définir les attentes de toutes les personnes impliquées. Si un poste doit être pourvu dans un service spécifique, ces paramètres vous donneront une indication du temps qu'il faudra pour le pourvoir et du coût nécessaire pour embaucher un nouvel employé.

Le processus de demande d'emploi

Si un poste vacant doit être pourvu, le premier port d'escale est une alerte lancée par un responsable du recrutement ou un recruteur.

C'est à eux de créer et de compléter une demande d'emploi avant le début du processus d'embauche. Une fois qu'ils ont recueilli des informations auprès du service concerné sur le poste, si le poste vacant est dans une grande entreprise, le responsable du recrutement devra alors envoyer la demande d'emploi au service des ressources humaines et / ou des finances pour approbation.

Comme toute partie du processus d'embauche moderne, c'est là que la technologie peut faire du processus un lot Plus facile.

Si votre organisation utilise un ATS, une grande partie du processus de demande d'emploi peut être automatisée. Dès le début du processus, un ATS peut utiliser des règles prédéfinies pour se déplacer automatiquement le long de la demande d'emploi entre les services pour approbation.

Par exemple, les grandes entreprises peuvent avoir besoin du service RH et le service des finances pour approuver une demande d'emploi. Un ATS peut le déplacer automatiquement d'un appartement à l'autre après approbation, puis le remettre au responsable du recrutement une fois que tout le monde lui a donné son accord.

Après sa signature, la location peut commencer. Considérez une demande d'emploi comme la toute première étape du processus d'embauche.

Processus de demande d'emploi

Voici à quoi ressemble un processus d'approbation de demande d'emploi typique dans de nombreuses entreprises. Il peut y avoir des différences, par exemple approbation du directeur financier.

Demande d'emploi vs description de poste vs offre d'emploi

Il est important de ne pas confondre les demandes d’emploi avec les descriptions de poste ou les offres d’emploi.

Bien qu'il soit courant que les trois termes soient utilisés de manière interchangeable, il y a quelques différences à noter:

  • Demandes d'emploi: Sont uniquement utilisés en interne par les responsables du recrutement et les départements RH / Finance. Les candidats qui postulent pour le poste jamais voir ce formulaire.
  • Les descriptions d'emploi: Sont également des documents internes, mais ils sont utilisés par les recruteurs pour créer des offres d'emploi. La raison pour laquelle ces éléments sont importants est que les entreprises doivent communiquer les offres d’emploi sur un ton qui reflète le message et le style de l’entreprise. Ces documents internes donnent aux recruteurs un guide sur le type de langage à utiliser pour décrire un poste et les responsabilités / qualifications qu'un candidat doit détenir s'il souhaite postuler.
  • Offres d'emploi: C'est ce qu'un candidat verra avant de postuler à un emploi. C'est le résultat de ce qu'un responsable du recrutement écrit comme offre d'emploi en utilisant les informations qui lui sont données dans la description de poste.

Il existe également des différences plus nuancées entre les trois termes, comme le ton et la longueur:

Demande d'emploi vs description d'emploi vs affichage d'emploi

Comment rédiger une bonne demande d'emploi

1. Soyez minutieux et convaincant

La première étape pour rédiger une bonne demande d'emploi est de convaincre le service des ressources humaines ou des finances pourquoi un poste doit être occupé et comment il affectera l'équipe.

Pour ce faire, la demande d'emploi doit être suffisamment approfondie et convaincante pour que le poste soit approuvé afin que vous puissiez commencer le processus de recrutement. Non seulement il doit s'aligner sur les objectifs et la vision de l'entreprise, mais il doit également créer un sentiment d'urgence sur les raisons pour lesquelles une embauche devrait être faite le plus tôt possible.

Il doit également se concentrer sur ce que le nouvel employé réalisera dans le rôle et sur les enjeux si l'entreprise ne le remplit pas:

  • Quelles tâches / projets risquerez-vous de rester inachevés si le rôle n’est pas rempli?
  • Si la personne qui quitte / prend sa retraite du poste avait un certain ensemble de compétences, pourquoi est-il essentiel qu'une nouvelle recrue ait également des compétences similaires?
  • Qu'arrivera-t-il au service si le rôle n'est pas rempli?
  • Comment cela affectera-t-il les clients de l'entreprise si le service des ressources humaines le décide ne pas remplacer l'employé?

Chaque question posée par la demande d'emploi et ses réponses doivent permettre de convaincre les services qui la lisent que l'embauche d'une personne pour le poste est importante.

Vous devez également être détaillé dans votre description des tâches du rôle. De cette façon, vous pouvez utiliser la demande d'emploi pour créer de superbes offres d'emploi qui attireront un bassin de candidats diversifié.

2. Soyez réaliste

Ensuite, vous devez être réaliste sur les détails les plus fins du rôle du poste.

  • Quel est le budget?
  • Quand avez-vous besoin d'un nouvel employé pour commencer?
  • Quelles qualifications doivent-ils détenir?
  • Quels jours doivent-ils être disponibles pour travailler?

Si vous vous assurez que les détails sont réalistes et reflètent la nature et les tâches du poste, cela facilitera l'ensemble du processus de recrutement. Non seulement cela rendra la description de poste et l'affichage plus précis, mais cela aidera également à l'adéquation du poste d'un candidat pendant le processus d'entrevue.

3. Obtenez une assistance de gestion

Enfin, vous devez convaincre la direction de faire de cette location une réalité.

Une partie de cela est de s'assurer que votre demande d'emploi est convaincante et met en évidence la contribution positive que cette personne apportera à l'équipe et à l'organisation. L'autre partie est de permettre aux services concernés de dire oui le plus facilement possible et d'apposer leur sceau d'approbation sur la demande d'emploi.

Pensez-y. Si vous pouvez faire un argument clair pour Pourquoi le rôle est nécessaire et exactement combien cela coûtera, alors il sera plus difficile pour les autres départements de s'opposer à l'embauche.

Si votre entreprise peut se le permettre et qu'il est clair que la personne embauchée pour le poste sera bénéfique pour l'entreprise et ses résultats … qui va dire non?

Emballer

Une demande d'emploi bien rédigée va bien au-delà d'une simple formalité dans le processus d'embauche.

Cela peut également relancer une embauche réussie, de s'assurer que le poste est nécessaire, et l'entreprise peut se le permettre, jusqu'à aligner l'offre d'emploi sur le ton de l'entreprise et concevoir un processus de recrutement qui aboutira à la meilleure décision d'embauche possible.

L'utilisation de la demande d'emploi donne à tout le monde – des recruteurs aux responsables des ressources humaines en passant par le service financier – une compréhension claire de ce que sera le rôle, combien cela coûtera et quand la nouvelle personne commencera.

Avoir toutes ces informations disponibles avant le processus de recrutement démarre vous permet d'adapter votre stratégie de sourcing et de recrutement et d'assurer un processus de recrutement juste et cohérent.