Comment préparer votre lieu de travail et votre main-d'œuvre à l'économie de 6 pieds dans l'ère post-COVID-19

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Bien que nous le souhaitions tous, la vie et les affaires ne reviendront pas à la normale de sitôt, du moins pas la normale que nous connaissions avant le verrouillage.

Au lieu de cela, nous devrons probablement nous habituer à une nouvelle normale, une normale post-COVID-19. Une nouvelle norme qui impliquera l'adhésion à des règles de distanciation sociale fraîchement mises en œuvre, dans la mesure du possible, et qui inclut également le lieu de travail.

Alors, que pouvez-vous faire maintenant pour préparer votre lieu de travail et votre main-d'œuvre à prospérer dans «l'économie de 6 pieds» de l'ère post-COVID-19?

Qu'y a-t-il?

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Changements au travail

Bureau

Si vous travaillez dans un environnement de bureau, les postes de travail, en particulier les sièges, doivent être distants d'au moins 6 pieds.

Inspirez-vous de Cushman & Wakefield qui ont lancé le Projet de bureau de 6 pieds, dans le but de remettre le monde en marche le plus rapidement possible.

Ils recommandent d'accueillir tout le monde au travail, mais encouragent tous les employés à agir de manière responsable, en respectant les règles et en suivant les panneaux que vous installez dans le bureau, par exemple:

  • • Des affiches demandant aux employés de toujours se déplacer dans votre bureau dans le sens des aiguilles d'une montre.
  • • Descendre des couloirs collés à un côté (droit ou gauche).
  • • Pour entrer et sortir des salles de réunion comme indiqué.
  • • Pour nettoyer leur bureau lorsque les employés le quittent.

Si vous avez l'espace pour séparer vos postes de travail, tant mieux. Si vous n'avez pas suffisamment d'espace pour séparer les postes de travail, vous devrez penser à une autre façon de protéger les employés les uns des autres. Une telle façon pourrait être d'installer des barrières physiques, comme celles que l'on voit dans les supermarchés aux caisses.

Ces barrières en plexiglas protègent les employés les uns des autres sans rompre la nature ouverte de votre bureau.

En plus de garantir que les employés respectent la distance sociale lorsqu'ils travaillent, vous souhaiterez également réduire leur contact avec les «points de contact», par exemple scanners d'empreintes digitales ou même simplement des poignées de porte.

  • • Pensez à passer aux cartes-clés pour accéder à des emplacements sécurisés.
  • • Si les portes doivent être fermées, vous pourriez penser à installer des distributeurs de désinfectant pour les mains à côté de chaque porte pour que les employés se désinfectent les mains après avoir touché la poignée de la porte.
  • • Ou laissez simplement un rouleau de papier bleu ou des serviettes en papier à côté de chaque porte pour que les employés n'aient pas besoin de toucher physiquement la porte, ils peuvent utiliser le papier comme barrière.
  • • Ou vous pouvez installer poignées de porte en laiton – ceux-ci sont réputés pour leurs propriétés antibactériennes.

Cushman & Wakefield envisage le bureau de 6 pieds avec des aides visuelles claires aidant les employés à maintenir une distance de sécurité.

Hospitalité

Dans certains endroits, des établissements comme les restaurants, les cafés et les bars ont été autorisés à rouvrir, mais avec certaines restrictions.

Dans Canberra, En Australie, par exemple, ils ont introduit une nouvelle règle de 4 mètres carrés pour les cafés, les pubs et les espaces intérieurs. Cela signifie que vous n'avez droit qu'à un client par 4 mètres carrés. Cela réduit considérablement votre fréquentation, mais c'est un moyen pour les entreprises de rouvrir en toute sécurité.

Réfléchissez à la façon dont vous pouvez réorganiser vos sièges pour assurer une distance de sécurité entre vos invités. Si votre entreprise hôtelière possède des espaces extérieurs, étudiez les possibilités de les utiliser pour accueillir vos invités, car les terrasses extérieures rouvrent en premier, sans oublier que vos invités pourraient se sentir plus en sécurité au grand air juste après la pandémie.

Magasins

Dans Indiana, le gouverneur a mis en place de nouvelles restrictions pour aider à freiner la propagation du coronavirus, tout en permettant aux magasins de rester ouverts, tant qu'ils respectent ces nouvelles exigences de distanciation sociale.

  • • Les magasins doivent limiter à tout moment le nombre de clients qu'ils peuvent avoir dans le magasin.
  • • Ils doivent demander aux clients de suivre un système à sens unique dans les allées.
  • • Ils doivent limiter les heures d'ouverture de leur magasin et s'assurer que le lieu de travail est maintenu aseptisé.
  • • Les autres idées que les magasins peuvent mettre en œuvre sont une politique un à un.
  • • Déplacer les caisses enregistreuses plus loin les unes des autres afin que le personnel puisse maintenir une distance de travail sûre.
  • • Les clients doivent décharger leurs chariots à au moins 6 pieds des caissiers sur un tapis roulant et emballer leurs sacs à au moins 6 pieds de la caisse.
  • • Si les magasins ne peuvent pas physiquement éloigner le personnel des clients à la caisse, ils pourraient envisager d'installer une barrière anti-éternuement en plexiglas transparente pour protéger les employés des contacts avec les clients.
  • • Fournir aux employés les installations nécessaires pour assurer une bonne hygiène personnelle – les employés doivent être encouragés à se laver régulièrement les mains avec du savon et de l'eau, à porter des gants si possible et à se désinfecter fréquemment les mains.

En mettant en œuvre ces mesures, vous êtes en mesure d'assurer la sécurité des clients et des employés dans votre commerce de détail.

Autocollants de plancherDe simples autocollants au sol rappelant aux acheteurs de garder leurs distances resteront probablement avec nous pendant longtemps.

Utiliser la technologie pour assurer la distanciation sociale

Si vous craignez que vos employés ne se souviennent pas de maintenir 6 pieds (ou 1,5 ou 2 mètres) lorsqu'ils travaillent, vous pouvez envisager d'utiliser la technologie pour vous assurer qu'ils restent à la distance requise.

Une startup qui produit un appareil technologique portable pour assurer la sécurité de leurs travailleurs de l'industrie électrique, a ajusté leur appareil pour répondre au besoin de maintenir une distance sociale dans les bureaux. Proxxi, une entreprise canadienne, lance Halo, un appareil qui est porté au poignet et émet une notification de vibration lorsque le porteur se trouve à moins de 6 pieds d'un autre appareil.

Le port d'une telle technologie permettra aux travailleurs de continuer comme d'habitude sans la pression supplémentaire d'avoir à se rappeler de garder leurs distances les uns des autres – ils peuvent compter sur l'appareil pour les informer.

L'appareil fonctionne deux fois en ce qu'il tient un journal de tous les autres appareils avec lesquels il a été en contact, pour permettre le traçage en cas de diagnostic de coronavirus positif.

Un autre appareil intelligent simple est Aura Aware. Cet appareil fonctionne dès la sortie de la boîte et fournit un rappel pratique aux employés et aux clients de maintenir les 6 pieds requis à part.

La technologie brevetée scanne une pièce et détecte si quelqu'un se trouve à moins de 6 pieds. Car à vrai dire, rester à 6 pieds l'un de l'autre ne vient pas naturellement aux humains. Cet appareil serait utile pour la gestion des files d'attente, pour les personnes qui ne sont pas douées pour juger les distances et pour éloigner les visiteurs (qui ne connaissent peut-être pas votre politique de distanciation sociale) de vos employés.

Aura Aware

Vous pouvez également envisager d'introduire la technologie de bureau intelligent, par exemple, pour conduire les employés vers des zones avec moins de personnes, le plus tôt possible.

dans le Entreprise de gestion des déchets de Bee’ah à Sharjah, Émirats arabes unis, ils ont créé un espace conçu autour de «voies sans contact», permettant aux employés de se déplacer dans le bâtiment sans avoir à toucher aucune partie du bâtiment. Le téléphone d'un employé appelle l'ascenseur à l'approche, ce qui évite d'avoir à appuyer sur n'importe quel bouton; les portes du bureau s'ouvrent automatiquement grâce à des détecteurs de mouvement et à l'aide de la reconnaissance faciale. Tout, de la commande de café à la diminution de l'éclairage ou au réglage de la climatisation, tout se fait via le smartphone de chaque employé.

Pauses déjeuner

Gardez à l'esprit que les règles de distanciation sociale doivent également être suivies pendant les pauses déjeuner, alors comment pouvez-vous vous en assurer?

Ray Scott, président et chef de la direction de Lear Corp., un fournisseur de pièces automobiles basé à Southfield, au Michigan, a profité des récents temps d'arrêt pour développer et publier son propre manuel sur la façon de fonctionner dans un lieu de travail post-Covid-19.

L'une de ses recommandations à l'heure du déjeuner est de demander à la moitié de la main-d'œuvre de manger dans leur voiture ou de manger dehors, afin de libérer des chaises à la cantine. Une autre option pour garantir le respect de l'éloignement social au déjeuner est d'écrire «oui» et «non» sur le dossier des chaises pour rappeler aux travailleurs de ne pas s'asseoir trop près les uns des autres.

Ventilation

Il est plus facile pour les germes de se propager dans des endroits mal ventilés. C'est pourquoi assurer une bonne ventilation devrait être l'une des premières choses à faire avant de laisser vos employés réintégrer le lieu de travail.

Vous pouvez:

  • • Augmentez la ventilation dans les espaces partagés en ajustant la climatisation.
  • • Ouvrez les fenêtres lorsque cela est possible.
  • • Installez des filtres à air et remplacez les anciens.

Assainissement et désinfection

En tant qu'employeur, vous avez le devoir de veiller à ce que vos employés puissent travailler dans un environnement sûr:

  • • Fournissez des lingettes et des produits de nettoyage pour que vos employés puissent nettoyer leur bureau avant et à la fin de leur travail.
  • • Encouragez fréquemment le nettoyage des espaces communs.
  • • Fournissez du gel pour les mains, du savon et des installations de lavage propres.
  • • Et installer des affiches pour rappeler aux employés l'obligation de désinfecter et de désinfecter régulièrement leurs postes de travail et leurs mains.

Fourniture d'équipement de protection individuelle (EPI) si nécessaire

Si vous gérez un environnement de travail à haut risque où la distanciation sociale est difficile à maintenir, fournissez aux employés des EPI, par ex. des gants et des masques pour les employés qui sont en contact étroit avec les clients ou si vos employés sont exposés à des personnes atteintes de cas connus de coronavirus, tels que des professionnels de la santé.

Changements d'effectifs

Formation sur les nouvelles règles

L'économie de 6 pieds dans l'ère post-COVID-19 va être nouvelle pour tout le monde – vous et vos employés. Vous devez donc les former à la meilleure façon d'adhérer aux nouvelles règles.

Une façon de procéder consiste à suivre les traces de Lear Corps et à créer un manuel numérique contenant vos nouvelles règles et méthodes de travail que vos employés pourront lire avant de reprendre le travail.

Explorer de nouvelles façons de travailler

  • • Si vous n’avez pas besoin de ramener tout le monde au bureau immédiatement après la levée du verrouillage, envisagez de ramener les gens au travail par étapes.
  • • Si vous exécutez un horaire de quarts, gardez un écart d'une heure entre les quarts pour désinfecter l'espace.
  • • Appliquer une FMH obligatoire à temps partiel pour réduire le nombre de personnes au bureau à tout moment, et le faire en rotation.
  • • Pour les entreprises hôtelières, envisagez d'avoir une prise en charge au système de bar au lieu d'offrir un service à table.

Passage au poste de travail distant COVID-19Le transfert permanent d'une partie de vos employés vers le travail à distance pourrait également vous aider à limiter le nombre de personnes sur votre lieu de travail.

Former vos employés au service client

Si vous opérez une philosophie «le client a toujours raison», il faudra peut-être changer un peu. Vos employés devront être sûrs d'eux et s'assurer que les clients respectent les nouvelles règles au sein de votre magasin ou entreprise hôtelière. Formez vos employés sur la façon de communiquer les nouvelles règles de 6 pieds à vos clients et sur ce qu'il faut faire si les clients refusent d'adhérer.

Vous devez également être prêt à affronter d'autres types de situations auxquelles vos employés confrontés aux clients peuvent être confrontés. Par exemple, que faites-vous si un client insiste pour une réunion en personne mais que votre employé ne se sent pas en sécurité pour voyager et / ou visiter un autre bureau? Apprendre à vos employés à communiquer efficacement dans ces situations contribuera à assurer la sécurité de vos employés et la satisfaction de vos clients.

Repenser vos réunions

Le moment est peut-être bien choisi pour commencer à réduire les réunions inutiles afin d’éviter que les gens se rassemblent alors qu’ils n’ont pas vraiment à le faire. Si une réunion peut être un e-mail ou un message Slack à la place, évitez de la tenir ou d'avoir une réunion virtuelle à la place.

Demandez aux employés de ne tenir des réunions qu'en petits groupes et de réduire le nombre de personnes autorisées dans les salles de réunion.

Être strict avec les personnes malades qui viennent au bureau

Même lorsque vos employés sont malades, ils peuvent se sentir obligés de se présenter au travail pour terminer leurs tâches ou simplement prouver qu'ils travaillent dur et sont productifs. Cela crée des conditions idéales pour propager des infections que vous souhaitez éviter, maintenant plus que jamais.

Ainsi, lorsque vos employés ressentent des symptômes de grippe ou de rhume, demandez-leur de rester à la maison et de travailler à domicile ou de ne pas travailler du tout, selon ce qu'ils ressentent.

Mettez à jour votre politique de congés de maladie pour refléter cela et être clair sur les personnes à contacter si vos employés ne vont pas bien et ne peuvent pas venir travailler, et quand ils doivent le faire.

Réaffecter votre main-d'œuvre

Il est possible que vos besoins en personnel changent. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de moins de personnes dans votre magasin mais de plus de personnes dans votre entrepôt. De quelles façons pouvez-vous réaffecter votre main-d'œuvre existante?

Commencez par explorer les options de mobilité interne dans votre organisation et obtenez un aperçu des compétences et des compétences de vos employés. Ensuite, voyez comment ceux-ci sont transférables entre les départements et examinez également les possibilités de perfectionnement et de recyclage pour votre personnel au cas où des lacunes en matière de compétences devraient être comblées.

Une période de ralentissement économique nous attend, c'est pourquoi il est possible que vous deviez ajuster votre plan d'embauche d'origine et travailler avec ce que vous avez déjà. Et même si cela peut sembler négatif, c'est aussi une excellente occasion de montrer à vos employés que vous vous engagez à les conserver et à les développer malgré les perspectives économiques moins brillantes.

Des employés prêts à se recyclerPlus des 3/4 des employés sont prêts à se recycler, c'est donc une opportunité pour vous de tirer le meilleur parti de votre effectif actuel.

Adapter votre processus de recrutement

En parlant de recrutement, vous devrez probablement engager de nouvelles personnes tôt ou tard. Avant COVID-19, vous aviez probablement invité des candidats sur votre lieu de travail pour des entretiens sur place, des missions, des centres d'évaluation ou même des essais d'emploi. Cela devra changer si vous souhaitez recruter de manière sûre pour vous et les candidats. Le recrutement à distance est là pour rester, donc:

  • • Numérisez votre processus de recrutement si vous ne l’avez pas déjà fait. Les candidats doivent se rendre sur place le moins possible.
  • • Utilisez les évaluations en ligne pour réduire les candidats
  • • Mener des entrevues vidéo plutôt que face à face (faites-le également pour les entrevues en équipe et entre pairs).
  • • Trouvez des moyens de donner aux candidats une idée de la culture de votre entreprise, même s’ils n’ont pas la possibilité de visiter votre bureau
  • • Assurer la confidentialité des données de vos candidats

À vous

Lorsque vous retournerez au travail, votre «nouvelle norme» sera une économie de 6 pieds. Dans cette nouvelle ère post-COVID-19, vous devrez réfléchir à la manière de garantir la sécurité de vos employés et de vos clients, mais également à la manière de continuer à exploiter votre entreprise de la manière la plus efficace possible. Plus tôt vous acceptez la nouvelle norme et commencez à vous y préparer, meilleures sont vos chances de succès.