Analyse des tâches: ce que les professionnels des talents doivent savoir

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La plupart des travaux ont une spécification de travail, une description documentée des principales exigences du travail. Cependant, cela a tendance à être un aperçu du travail, il ne décrit pas toutes les tâches spécifiques que le travail nécessite au jour le jour.

Donc sans connaître toutes les tâches spécifiques d'un métier:

  • • Comment savez-vous quoi rechercher chez les candidats potentiels si vous ne savez pas quelles sont les tâches exactes qu’ils seront tenus de faire quotidiennement?
  • • Comment les candidats peuvent-ils comprendre pleinement ce qui leur est demandé – les composantes physiques, mentales, cognitives, comportementales et même psychologiques de l’emploi pour lequel ils postulent?
  • • Comment saurez-vous s'il y a des lacunes dans les compétences des employés actuels si vous ne savez pas quelles compétences sont requises pour remplir chaque tâche dans le rôle?
  • • Que pouvez-vous utiliser comme référence pour vous aider à prendre des décisions équitables en matière de promotion ou de salaire pour chaque emploi?

En effectuant une analyse complète des tâches de chaque rôle, c'est ainsi. Qu'est-ce que l'analyse des tâches, comment cela vous aide-t-il et comment procédez-vous?

Plongeons-nous!

Qu'y a-t-il?

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Qu'est-ce que l'analyse des tâches?

L'analyse des tâches de travail identifie les responsabilités de travail plus importantes pour chaque travail spécifique, puis se détaille dans chacune d'elles au niveau le plus granulaire du travail.

Comprendre les tâches quotidiennes et les exigences précises en matière de compétences et de connaissances nécessaires pour réussir un travail vous permet de déterminer s'il existe des besoins de formation chez les employés existants, d'identifier les lacunes en matière de compétences, de rédiger des descriptions de travail précises, et maintenir des pratiques d'embauche équitables. De plus, en documentant systématiquement chaque aspect de chaque travail, en tant qu'employeur, vous vous conformez aux directives professionnelles et légales.

Un point important à noter lors de l'analyse d'une tâche: vous n'évaluez que la tâche. Il ne s’agit pas d’une définition du «candidat idéal» (ou employé).

Pourquoi devriez-vous faire une analyse des tâches du travail?

Pour améliorer votre processus d'embauche. En effectuant une analyse des tâches, vous pouvez définir des critères de sélection objectifs, pertinents et liés à l'emploi qui sont également légalement défendables. En reflétant avec précision les exigences exactes de l'emploi, vous êtes susceptible d'attirer des candidats qui conviennent à votre poste. De plus, vous risquez de réduire le roulement du personnel, car les candidats et les employés savent ce que l'on attend d'eux, jusqu'à la moindre tâche.

Pour aider à prendre des décisions équitables en matière de promotion et de salaire. Une analyse des tâches de travail fournit les critères objectifs que vous pouvez utiliser pour prendre des décisions éclairées concernant les décisions de promotion et de salaire. Il est essentiel d'estimer la bonne rémunération, car cela dépend généralement des exigences de l'emploi, y compris des compétences et de la formation que les employés doivent posséder pour jouer correctement leur rôle.

Pour définir des normes de performance. Les tâches compliquées impliquent généralement plusieurs étapes, ce qui peut rendre leur exécution difficile. Une analyse des tâches de travail décompose même les tâches les plus complexes en ses éléments constitutifs, ce qui facilite considérablement la maîtrise de chaque étape par les employés et garantit que chaque tâche est exécutée correctement.

Une analyse des tâches de travail met également en évidence les étapes entre chaque élément d'une tâche et montre comment elles sont connectées, permettant aux employés de voir pourquoi elles doivent être effectuées et ce qui pourrait se passer si elles ne le sont pas. Cela réduit la fréquence des erreurs sur le lieu de travail, améliore la productivité des employés et rationalise les processus de travail, car chaque aspect de chaque tâche d'un travail est clairement présenté.

Identifier les lacunes dans les compétences. En plus d'identifier les étapes impliquées dans chaque tâche, une analyse des tâches peut être utilisée pour identifier les lacunes de compétences au niveau individuel et organisationnel.

Mettre en évidence les ressources appropriées. L'analyse des tâches peut également mettre en évidence les ressources nécessaires pour permettre à un employé d'exécuter la tâche. Déterminer ce qui doit être fait ne représente que la moitié du travail, fournir les outils pour permettre à un employé de réussir son travail est l'autre moitié.

Pour assurer la conformité légale et professionnelle. Certaines procédures d'emploi sont requises et réglementées par l'État ou le pays, et le non-respect de ces réglementations et exigences peut entraîner des amendes ou des sanctions. La réalisation d'une analyse des tâches du poste permet non seulement d'éviter ces pénalités, mais elle vous aide à rester à jour avec toutes les nouvelles exigences légales en vertu des lois EEOC et à fournir la preuve que vos processus d'embauche sont effectués correctement.

Développer et fournir une formation appropriée. En identifiant ce qui doit être fait et quelles ressources sont nécessaires pour faire le travail, une analyse des tâches peut également être utilisée pour aider à développer votre programme de formation afin de s'assurer que tout le personnel est au courant de ses tâches et de la façon d'utiliser le les ressources fournies pour les remplir efficacement.

Pour rédiger des descriptions de poste. La description de poste est la base sur laquelle vous recrutez, embauchez, effectuez des évaluations de performance et promouvez des employés. Une description de poste précise et valide est essentielle pour vous assurer de procéder à un recrutement équitable, ainsi que d'être en mesure d'évaluer avec précision les rigueurs et les exigences du poste et d'attirer des candidats appropriés.

Pour mettre à jour les descriptions de poste. Les emplois et leurs tâches individuelles ne restent pas les mêmes à perpétuité. Une analyse des tâches peut être utilisée pour mettre à jour et améliorer vos processus ou procédures existants et la description de poste pour attirer le niveau supérieur de candidats.

Une analyse des tâches professionnelles met non seulement en évidence les domaines où une formation supplémentaire est requise, mais elle indique également clairement où les processus ou procédures sont obsolètes ou non, en utilisant au mieux les ressources ou la technologie dont vous disposez. En fait, une analyse des tâches peut même être utilisée pour vous aider à déterminer si les buts ou objectifs commerciaux sont toujours atteints.

Outre la rémunération, les détails du poste et les qualifications sont les parties les plus importantes de la description de poste selon les demandeurs d'emploi. Un poste basé sur une analyse approfondie des tâches donnera à votre candidat potentiel un aperçu précis des responsabilités.

Étapes à suivre pour effectuer une analyse efficace des tâches

Une analyse efficace des tâches nécessite la collecte de données, suivie de leur analyse et de leur interprétation. Bien le faire est une compétence en soi.

De quelle information as-tu besoin? Par où commencer? À qui devez-vous parler?

Voici nos étapes suggérées pour effectuer une analyse des tâches.

1. Identifier les personnes au courant et les interviewer

Identifiez les employés compétents et expérimentés à interroger. Ce sont vos employés de référence, les gens qui font le travail, qui ont des antécédents de travail dans le domaine, des gens qui ont effectivement joué le rôle, des gens qui comprennent les meilleures pratiques de l'industrie.

Ils peuvent inclure la personne actuelle dans le rôle, leurs pairs (qui peuvent voir quelque chose que l'employé ne voit pas), ainsi que le responsable de l'employé. Ensuite, procédez à des entretiens structurés pour aller au fond du rôle.

Découvrez qui, quoi, quand et pourquoi du rôle. Vous voulez essentiellement savoir – quelles sont les tâches quotidiennes de ce rôle et que doit faire quelqu'un pour pouvoir exécuter chaque tâche?

Préparez-vous à l'entretien en examinant toute la documentation existante sur le rôle, comme les descriptions de poste précédentes, les instructions d'intégration existantes ou les rôles annoncés similaires sur les principaux sites de travail. Vous voulez obtenir des réponses de personnes qui assument ce rôle au quotidien, pas seulement des managers ou des RH, car souvent elles ne connaissent pas les tenants et aboutissants de chaque rôle particulier. Ils auront juste la surveillance de la sortie, pas les actions ou les comportements qui entrent en production.

2. Effectuer l'observation du travail

Job assiste l'employé dans le rôle existant. Observez-les lorsqu'ils effectuent le travail. Cela vous aidera à obtenir une image réaliste de ce à quoi ressemblent les activités quotidiennes du travail.

Vous pouvez également identifier des tâches pertinentes pour le rôle que l'employé actuel peut ignorer. Si vous savez déjà quelles tâches sont impliquées dans le travail, surveillez également la durée de chaque tâche.

3. Utilisez des questionnaires

Les questionnaires ouverts ou structurés concernant les responsabilités professionnelles fonctionnent bien, ou vous pouvez utiliser une combinaison. Distribuez-les aux employés actuels et demandez-les en temps opportun. Analysez les réponses pour vous aider à définir les tâches.

4. Demandez un journal de bord / journal de travail

Si vous n'avez pas le temps d'observer les employés ou si le travail est incroyablement complexe, il pourrait être plus facile de demander aux employés actuels de tenir un journal de travail ou un journal de leurs activités à la place, afin de mieux comprendre leur quotidien. tâches quotidiennes, responsabilités, compétences et connaissances appliquées.

Assurez-vous que les employés comprennent le but de tenir un tel journal et qu'il ne garde pas trop de temps. S'ils ont déjà des journaux de leurs activités à des fins de suivi du temps, vous pouvez demander à les réutiliser.

5. Collectez des informations supplémentaires

Ne comptez pas uniquement sur les ressources internes pour effectuer votre analyse des tâches. Consultez également les ressources externes pour recueillir des informations supplémentaires sur le rôle en question.

Vous pouvez utiliser Centre de ressources O * NETLa base de données des emplois pour vérifier comment ils définissent les aptitudes, les compétences et les responsabilités de l'emploi que vous analysez, par exemple pour les représentants du service client.

Vérifiez également les rôles similaires de vos concurrents, consultez leurs offres d'emploi et leurs employés sur Linkedin. S'il s'agit d'un nouveau rôle, collecter ce type d'informations et parler au responsable du recrutement et à l'équipe est votre meilleur choix. Découvrir quelles compétences ou aptitudes les employés doivent avoir pour remplir le rôle s'inscrirait ici, à savoir la rédaction, l'orientation client, le travail d'équipe, etc.

Compétences en service à la clientèle ONET

Sur le site Web O * Net, vous pouvez trouver des tâches typiques pour les rôles courants, y compris leur importance pour le rôle. Ce sont des tâches courantes du représentant du support client.

6. Énumérer les fonctions connues du rôle

Sur la base de vos résultats, commencez à répertorier les tâches et les responsabilités du rôle. Quelles sont les fonctions quotidiennes? Quelles étaient les responsabilités énumérées lors de l'embauche des employés actuels et comment ont-elles évolué par la suite?

Soyez minutieux dans les informations que vous notez. Ne vous contentez pas d'énumérer la responsabilité, c'est-à-dire de «produire un rapport hebdomadaire» Incluez également les tâches et les sous-tâches impliquées dans l'accomplissement de la responsabilité, c.-à-d. «Recueillir des données de 4 départements différents, puis vérifier les données à l'aide de l'outil X pour garantir leur exactitude et représenter les résultats par rapport au rapport Y et déterminer les réponses». Si vous ne creusez pas dans les détails, vous ne donnerez pas une représentation précise de ce qui est réellement nécessaire pour remplir le rôle.

7. Vérifiez vos résultats auprès des employés actuels

Après avoir collecté des informations auprès de toutes les sources mentionnées ci-dessus et rassemblé vos résultats, vérifiez-les auprès des employés actuels et des responsables du recrutement pour vous assurer qu'ils représentent correctement le rôle.

Comparez les résultats (si vous le pouvez) avec d'autres entreprises qui ont des rôles similaires – les descriptions de poste vous semblent familières?

8. Commencez à définir vos critères de sélection et les méthodes de sélection des employés

Une fois que vous avez un aperçu clair de ce que le rôle implique et de ce dont les employés ont besoin pour y réussir, vous pouvez commencer à définir des critères de sélection clairs. Les baser sur l'analyse de vos tâches vous aidera à vous assurer que les critères sont liés à l'emploi et objectifs.

De plus, en sachant exactement ce que vous devez rechercher chez vos candidats, vous pouvez définir les méthodes de sélection des employés les plus appropriées à inclure dans votre processus de recrutement. Par exemple, si vous découvrez que le rôle nécessite de solides compétences de pensée critique, vous pouvez tester le raisonnement logique et d'autres compétences cognitives dans une évaluation en ligne des capacités cognitives et préparer quelques questions d'entrevue axées sur cette compétence.

9. Formuler la description de poste

Ce n'est qu'après avoir effectué une analyse approfondie des tâches que vous saurez quelles sont les tâches exactes, quelles sont les compétences et les compétences requises pour réussir dans le rôle et comment vous les évaluerez, vous pourrez formuler une description de poste.

Ensuite, en fonction de la description de poste, vous pouvez créer des offres d'emploi pour commencer à attirer des candidats. Les adapter pour mettre en évidence les tâches essentielles du poste, l'équipement, la technologie et les logiciels utilisés pour remplir le rôle ainsi que pour déterminer les exigences minimales du poste pour remplir le rôle. Ceux-ci peuvent inclure les exigences minimales en matière d'éducation, les qualifications, les certifications ainsi que les heures de travail nécessaires.

À vous

L'analyse des tâches vous permet non seulement d'améliorer votre processus de recrutement et de sélection, mais également de garantir la transparence de l'expérience de vos employés. Cela peut prendre du temps et des ressources, mais une analyse complète des tâches est un processus incroyablement efficace qui pourrait être bénéfique pour aider vos efforts de recrutement.

Cela pourrait également vous assurer que vous êtes à jour pour définir des indicateurs de performance clés, des promotions, ainsi que pour la mise à niveau, le croisement et la requalification de votre personnel. Vous saurez que vous avez effectué une analyse approfondie des tâches lorsque vous disposez d'une liste complète des responsabilités et des tâches ainsi que d'une liste des compétences requises pour mener à bien le travail.