À faire et à ne pas faire lors de l'utilisation d'un test multitâche lors du recrutement

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Le multitâche est une compétence souvent négligée lors du recrutement. Les multitâches ont la réputation d'être facilement distraits ou de manquer de concentration. Mais la vérité est que la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois est importante pour un certain nombre d'emplois.

Quel que soit votre rôle, vous avez probablement déjà été entraîné dans plusieurs directions à un moment ou à un autre. Vous travaillez sur un projet tout en répondant à des e-mails ou vous êtes entraîné dans une réunion de dernière minute en essayant de finaliser un rapport. Avoir la capacité de changer rapidement de vitesse ou de travailler simultanément sur des tâches est essentiel pour faire avancer les choses.

Des postes de niveau d'entrée aux postes de direction, les employés doivent être capables de gérer et de hiérarchiser une variété de projets ou de tâches en même temps, ce qui signifie qu'il est nécessaire d'identifier des candidats capables d'effectuer plusieurs tâches au début du processus de recrutement.

Mais qu'est-ce que le multitâche et comment le tester? Voici quelques choses à faire et à ne pas garder à l'esprit…

Qu'est-ce que le multitâche?

Le multitâche est la capacité d'exécuter ou de gérer plus d'une tâche à la fois. Les personnes ayant de solides compétences multitâches peuvent assumer plusieurs responsabilités à la fois et les remplir efficacement sans compromettre la qualité.

Un excellent exemple de multitâche est la réceptionniste dans un bureau occupé. La réceptionniste est capable de gérer et de diriger les appels téléphoniques, d'accueillir les invités et d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau. Cette personne peut basculer rapidement entre les tâches tout en conservant le contrôle des éléments en pause.

Le multitâche ne s'applique pas uniquement aux emplois que vous trouverez dans un bureau, mais constitue également une compétence essentielle pour une variété de postes de niveau d'entrée, comme dans un restaurant ou un dépanneur. Par exemple, si vous travaillez dans un restaurant à service rapide, vous devrez être en mesure de basculer entre des tâches de priorité égale – gérer les clients, terminer les commandes, réapprovisionner et rester au courant du nettoyage – tout en collaborant avec une équipe en mouvement rapide.

Le besoin d'effectuer plusieurs tâches à la fois apparaît à tous les niveaux d'une organisation, du nouveau stagiaire au PDG. Voici quelques raisons pour lesquelles les compétences multitâches sont bénéfiques:

  • Augmentation de la productivité. Lorsque les membres de l'équipe peuvent facilement basculer entre les tâches, ils peuvent en faire plus à la fois. Il est rare qu’un travail permette aux employés de se concentrer entièrement sur une seule tâche, de sorte que les multitâches puissants peuvent rester productifs tout en jonglant.
  • Plus de motivation. Tout le monde aime le sentiment de cocher des choses sur sa liste de choses à faire. Le sentiment d'accomplissement qui accompagne le multitâche peut garder les membres de l'équipe confiants et motivés, tandis que ceux qui ont du mal à effectuer plusieurs tâches peuvent être démotivés ou dépassés.
  • Économise de l'argent. Lorsqu'un membre de l'équipe est plus productif et motivé, il peut faire gagner du temps et de l'argent à l'entreprise. En consacrant moins de temps aux tâches, ils peuvent entreprendre plus de projets simultanément et aider les choses à avancer efficacement.

Il existe des stéréotypes sur qui fait un bon multitâche. Certains pensent que les femmes sont plus polyvalentes que les hommes, ou que les jeunes générations ont développé de solides compétences multitâches en raison du temps qu'elles passent à passer d'une application à l'autre sur leur téléphone, mais ces théories ne tiennent pas. Lors du recrutement d’individus pour des tâches complexes, il n’est ni juste ni efficace de se fier aux stéréotypes.

Le multitâche peut également avoir une mauvaise réputation. Certaines personnes confondent le multitâche avec la distraction. Quand quelqu'un jongle avec plusieurs choses à la fois et n'atteint à peine la cible d'aucune d'entre elles, ce n'est pas du multitâche – c'est juste en prendre plus que ce que cet individu peut gérer. Un vrai multitâche peut gérer avec succès plusieurs tâches sans perdre la balle. Ce sont les types de candidats que les recruteurs devraient rechercher.

Quels rôles nécessitent de fortes capacités multitâches?

Il existe un certain nombre d'emplois qui nécessitent des compétences multitâches. Nous en avons déjà dépassé quelques-uns. Et si le multitâche peut être bénéfique pour à peu près tous les emplois, certains nécessitent le multitâche comme compétence principale. Voici quelques exemples illustrant la gamme:

  • Représentants Service à la clientèle
  • Commis de banque, réceptionnistes et assistants administratifs
  • Employés de la restauration et de l'hôtellerie
  • Agents de santé (infirmières, infirmières auxiliaires)
  • Chefs de projet, marketeurs et vendeurs

La plupart des responsabilités associées à ces rôles nécessitent de parler à diverses personnes, de gérer des calendriers, de naviguer sur plusieurs écrans, de rechercher et de saisir des données ou de passer rapidement d'une tâche à l'autre. Les responsabilités professionnelles peuvent également changer rapidement lorsque des situations critiques surviennent, de sorte que les personnes qui occupent ces rôles doivent toujours être prêtes à changer d'orientation.

Les rôles multitâches exigent également que les individus sachent comment hiérarchiser et planifier différents projets. Ils doivent être motivés pour faire avancer les choses lorsqu'ils sont en panne et savoir comment revenir sur un projet après que quelque chose d'inattendu se produit. Selon le rôle et la position spécifique au sein de l'entreprise, ils peuvent également avoir besoin de déléguer.

Comment tester les compétences multitâches

Si vous recrutez pour un emploi qui nécessite dans une large mesure le multitâche, vous voudrez tester les compétences des candidats avant de prendre une décision d'embauche. Mais comment mesurer le multitâche? Voici quelques choses à faire et à ne pas faire.

À faire: définir le type de multitâche nécessaire

Alors que les multitâches peuvent généralement basculer rapidement entre une variété de tâches, soyez précis sur ce que vous voulez que les candidats soient capables de faire. La définition des responsabilités spécifiques que vos candidats doivent assumer leur donnera une meilleure idée de si le travail leur convient et réduira le risque d'embaucher quelqu'un qui ne peut pas gérer le travail.

À faire: choisissez un test multitâche qui nécessite une formation minimale

Lorsque vous testez les candidats sur leurs compétences multitâches, ne vous lancez pas dans les tâches les plus difficiles à effectuer. Si une tâche nécessite une formation, vous risquez de perdre du temps ou d'effrayer un candidat qui aurait été parfaitement adapté à votre rôle. Choisissez plutôt un test scientifiquement validé qui ne nécessite aucune connaissance préalable et qui peut être facilement administré pendant le processus de candidature.

À faire: Pensez à combiner votre test multitâche avec une simulation d'emploi

Un aperçu réaliste de l'emploi ou un test spécifique à l'industrie peut donner aux candidats un aperçu plus détaillé de ce que le poste implique réellement et vous pouvez avoir une idée de s'ils sont qualifiés ou non pour le poste. Par exemple, si vous recrutez pour des postes de service client, une simulation dans laquelle les candidats doivent répondre à plusieurs messages d'assistance par chat en direct peut vous aider à mieux comprendre s'ils peuvent assumer les responsabilités du poste.

À faire: se concentrer sur les tests mesurant la mémoire prospective

La mémoire prospective implique de se souvenir d'exécuter une tâche ou une action dans le futur. En d'autres termes, mesurer si un candidat se souvient de passer un appel téléphonique plus tard dans la journée. Pour un rôle multitâche, ces types de tâches peuvent survenir souvent, donc mesurer la capacité d'un candidat à se souvenir de ces types de tâches peut être extrêmement important pour son succès final.

À faire: utilisez des tests multitâches gamifiés pour rendre l'expérience du candidat amusante

Lorsque les candidats participent aux tests qu'ils terminent, vous obtiendrez probablement de meilleurs résultats. L’utilisation d’un test multitâche gamifié peut retenir l’attention de vos candidats et vous assurer d’obtenir de bons résultats. Plus vos résultats sont précis, plus vous avez de chances de prendre la bonne décision d'embauche. Et lorsque les candidats sont enthousiasmés par votre organisation, ils sont plus susceptibles d'accepter un emploi s'il leur est présenté.

À faire: poser les bonnes questions

Discuter du multitâche pendant le processus d'entretien peut vous donner une compréhension plus complète de la façon dont un candidat gère le fait d'avoir de nombreuses tâches dans son assiette. Renseignez-vous sur leur processus unique de gestion de plusieurs éléments à la fois et quels outils ils utilisent pour suivre leur travail. Demander une anecdote sur un moment où ils ont réussi à effectuer plusieurs tâches dans leur carrière peut ajouter un nouvel élément de compréhension au processus de recrutement.

À ne pas faire: comptez uniquement sur les réponses aux entretiens

Bien que les questions d’entrevue puissent vous permettre de mieux comprendre le processus d’un candidat, vous ne devez pas prendre de décisions d’embauche uniquement en fonction de leurs réponses. Effectuer des tests et des tâches pratiques peut vous aider à voir leur processus en action. Lorsqu'elles sont associées à leurs questions d'entrevue, les performances pratiques peuvent vous donner une bonne indication de qui est bon pour le poste et qui ne l'est pas.

À ne pas faire: utilisez les CV seuls

Les curriculum vitae sont un excellent moyen de comprendre l’expérience passée d’un candidat, mais s’en remettre à eux seuls montre rarement une vue d’ensemble. Quelqu'un a peut-être travaillé dans un environnement nécessitant le multitâche, mais cela ne signifie pas toujours qu'il y a bien fonctionné. D'un autre côté, un grand multitâche n'a peut-être pas eu l'occasion de montrer ses compétences. Il est important de donner à tous les candidats une opportunité équitable et de ne pas trop assumer leurs capacités en fonction de leur dernier titre de poste, en particulier pour les postes de niveau d'entrée.

À ne pas faire: ne tenez pas compte du besoin d’employés multitâches

Même si vous ne croyez pas personnellement aux avantages du multitâche, ne laissez pas cela vous empêcher de trouver des candidats capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Essayez de penser différemment: recherchez-vous des employés motivés qui peuvent assumer automatiquement une partie de leurs responsabilités professionnelles? Voulez-vous que vos employés sachent comment prioriser et gérer leur temps de manière appropriée lorsque les choses commencent à être occupées? Voulez-vous que les gestionnaires et les leaders qui savent quand déléguer des tâches accomplissent les choses à temps? Toutes ces compétences font partie du multitâche.

À éviter: considérez le multitâche comme une compétence isolée

Nous avons beaucoup parlé du multitâche, mais vous pourriez appeler cela quelque chose de différent. Ce n’est pas un problème car le multitâche est en fait profondément lié à d’autres compétences importantes telles que la hiérarchisation, la gestion du temps, les compétences en communication ou, dans certains cas, même l’aptitude informatique. Ne vous laissez pas trop distraire par la recherche de candidats «multitâches». Au lieu de cela, sachez comment établir les bonnes relations pour trouver des candidats qui correspondent à ce que vous recherchez.

À ne pas faire: confondre le multitâche avec la procrastination

Bien que le multitâche puisse avoir une mauvaise réputation, il est important de pouvoir faire la différence entre le multitâche et la procrastination. Si votre candidat laisse simplement ses tâches s'accumuler parce qu'il est facilement distrait, il n'est pas multitâche, il procrastine. Faites attention à qui est réellement capable de faire plusieurs choses à la fois et qui évite simplement de terminer une tâche avant de passer à la suivante.

Faire du multitâche une priorité de recrutement

Que vous recrutiez pour un poste lourd en multitâche ou que vous souhaitiez simplement obtenir le candidat le plus efficace dans un poste vacant, il est important pour vous de donner la priorité au multitâche pendant le processus de recrutement. Bien que nous ayons beaucoup parlé d'emplois spécifiques qui obligent les individus à changer rapidement de tâches et à gérer plusieurs choses à la fois, presque tous les emplois connaîtront des journées chargées où l'on leur demandera d'effectuer une douzaine de tâches simultanément. Si le multitâche était une compétence pour laquelle ils ont été testés pendant le processus de recrutement et d'entretien, ils seront équipés pour gérer ces jours.