9 piliers d'un processus d'embauche efficace

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Il existe de nombreuses métaphores que nous pourrions utiliser pour décrire à quel point il est difficile de trouver la bonne personne pour un poste vacant.

Comme trouver une aiguille dans une botte de foin… comme cueillir un trèfle à quatre feuilles… Vous voyez l'image.

C'est difficile. Surtout lorsque vous parcourez frénétiquement des candidatures et que vous recommencez à essayer de trouver le candidat idéal dans les limites de temps et de budget qui vous ont été données. Ce type de recherche se termine rarement par la bonne personne dans le poste.

Le recrutement du meilleur candidat pour votre poste vacant dépend de la mise en place d'un processus de recrutement efficace. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez dans des délais ou des budgets serrés.

Mais à quoi ressemble ce processus? Nous avons décrit les 9 éléments fondamentaux.

Qu'y a-t-il?

  1. Des besoins et des objectifs clairement définis
  2. Chronologie
  3. La collaboration d'équipe
  4. Processus de demande
  5. Pile technologique
  6. Processus d'entretien structuré
  7. Cohérence
  8. Les données
  9. Lutter contre les préjugés

1. Besoins et objectifs clairement définis

Que vous occupiez un seul poste ou que vous travailliez à embaucher des centaines de personnes, un processus de recrutement efficace commence par l'identification de vos besoins et l'établissement d'objectifs clairs.

Avant de publier des offres d'emploi, réfléchissez à ce dont vous avez vraiment besoin de vos nouvelles recrues. Quelles tâches seront attendues d'eux? De quelles compétences chaque nouvel employé aura-t-il besoin? Quels sont vos non-négociables et sans quoi pourriez-vous envisager d'embaucher?

Effectuer une analyse des tâches du poste pour comprendre les exigences uniques de chaque rôle. Discutez avec les personnes qui occupent déjà ce rôle ou avec les superviseurs ou les gestionnaires qui travailleront directement avec la nouvelle recrue.

Si vous embauchez plus d’une personne, tenez compte de l’urgence de chaque poste. Si remplir un rôle spécifique est plus important pour les résultats de votre entreprise, concentrez-vous d'abord sur l'embauche de cette personne. Ne submergez pas votre équipe en essayant de recruter des dizaines de nouveaux membres à la fois.

2. Chronologie

Avez-vous une date précise pour laquelle vous devez remplir ce rôle? Y a-t-il un projet majeur à venir pour lequel vous avez besoin de ce nouveau rôle avant qu'il ne démarre? Si tel est le cas, il est essentiel d'avoir un calendrier en place pour vous assurer que vous pouvez trouver, embaucher et intégrer le bon candidat à temps.

Pour créer votre chronologie, vous souhaitez consulter vos données historiques. Combien de temps vous faut-il généralement pour occuper un poste vacant? Combien d'étapes y a-t-il dans votre processus de recrutement? Qui doit participer à l'embauche et quelles contraintes de temps apportent-elles à l'équation? Quelle est la période de préavis la plus courante de vos candidats pour leur emploi actuel?

Un calendrier est également utile pour gérer les attentes. Si vous savez que votre délai d’embauche habituel est d’environ huit semaines, vous pouvez faire savoir aux responsables et aux équipes qu’ils ne devraient pas anticiper une nouvelle personne à partir de lundi. L'établissement de ces délais à l'avance peut améliorer la communication et garantir que vous faites des prévisions de manière appropriée.

Même si vous n'êtes pas limité à une échéance stricte, il est toujours judicieux de mettre en place un calendrier. Ne sautez pas cette étape si vous souhaitez garantir un processus de recrutement efficace.

Il est temps d'embaucher en effet

Plus de 60% des professionnels talentueux admettent que leur temps d'embauche est supérieur à 30 jours. Établir un calendrier et s'y tenir a un impact positif sur l'efficacité de votre processus de recrutement. (Source de l'image)

3. Collaboration en équipe

Faire entrer une nouvelle personne dans l'équipe est une expérience pratique. Si les personnes qui seront les plus impliquées dans le nouveau poste pour lequel vous recrutez, c'est-à-dire le responsable du recrutement, les membres de l'équipe de la nouvelle recrue ou ceux qui pourraient travailler directement avec eux chaque jour, participent au processus de recrutement, vous avez un de fortes chances d’amener la bonne personne à bord.

Toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement doivent communiquer et collaborer régulièrement. Il devrait y avoir des moyens simples de discuter des besoins, de partager des idées sur ce à quoi le rôle devrait ressembler, et de discuter des candidats et de savoir s'ils correspondent à l'image que vous recherchez.

Ceci est particulièrement important dans un environnement de travail à distance. Lorsque tout le monde est dispersé, la communication doit être encore plus forte.

Trouvez une méthode de collaboration qui fonctionne pour votre équipe. Cela peut inclure un canal de messagerie instantanée où vous pouvez discuter des positions ouvertes, des réunions régulières pour l'enregistrement, ou un système clair qui permet à tous les membres de l'équipe de garder un œil sur la progression du processus de recrutement, comme les notifications ATS.

4. Processus de candidature

Une candidature difficile ou problématique peut être l’une des principales raisons pour lesquelles une personne ne postule pas pour un emploi. Ils sont peut-être parfaitement qualifiés et conviennent parfaitement à votre entreprise, mais s'il est trop compliqué de remplir la demande ou si le processus ne fonctionne pas sur leur appareil, ils passeront simplement au suivant.

La création d'un processus de candidature difficile ne nuit qu'à votre entreprise à long terme. Si vous souhaitez obtenir les meilleurs candidats, facilitez-leur le téléchargement d'un CV ou remplissez un formulaire avec leurs informations importantes.

Assurez-vous que les applications fonctionnent sur les appareils mobiles, y compris les smartphones et les tablettes, et assurez-vous que le logiciel que vous utilisez est propre et convivial. Exécutez le processus vous-même (ou mieux encore, demandez à votre équipe de l'essayer également) pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.

Il est également utile d'envoyer une notification indiquant que vous avez reçu la demande et d'inclure les étapes suivantes pour ce à quoi ils peuvent s'attendre. Non seulement cela peut soulager le stress des candidats, mais cela les empêche d'appeler ou d'envoyer des e-mails pour s'enregistrer, ce qui fait gagner du temps à votre équipe.

5. Pile technologique

Au centre de toute bonne pile technologique de recrutement se trouve un système de suivi des candidats (ATS). Cet outil vous aide à garder un œil sur tout ce qui se passe avec vos candidats, y compris le poste auquel ils ont postulé, où ils se trouvent dans le processus d'entrevue, et note dans quelle mesure ils s'intègrent (ou ne correspondent pas) à votre organisation.

Avoir un ATS approprié facilite la collaboration de votre équipe. Lorsque votre équipe ne prend pas de notes sur des pense-bêtes, rien ne peut se perdre. Et cela facilite la participation de toute l'équipe lors de l'embauche d'une personne.

Mais un ATS n'est que le début d'une grande pile technologique de recrutement. Vous pouvez en tirer parti avec une suite d'évaluation, une technologie de mise en correspondance, le recrutement de chatbots, etc. En mettant en œuvre ces différents types de technologies et de logiciels, vous pouvez réduire le temps que votre équipe passe à organiser les choses, à envoyer des e-mails ou à évaluer les évaluations, ce qui vous permet de faire plus en moins de temps.

Ne vous laissez pas submerger par toutes les options technologiques disponibles. Si vous n’avez pas déjà mis en place un ATS, commencez par là. Au fur et à mesure que vous vous sentez plus à l'aise et que vous commencez à reconnaître vos besoins, vous pouvez vous concentrer sur la création de votre pile.

Conseil supérieur: Obtenez un aperçu complet des différents types de logiciels de recrutement ici.

Recrutement Tech Infrastracture Challenge

Un manque de technologie appropriée peut vraiment entraver votre processus de recrutement, alors lorsque vous construisez votre pile technologique, réfléchissez bien.

6. Processus d'entretien structuré

Le processus d'entrevue n'est pas toujours aussi simple que nous le souhaiterions. Nous rencontrons d'excellents candidats à des moments différents, ou certaines personnes ont des horaires fous qui les empêchent d'être disponibles lorsque vous en avez besoin.

Mais lorsque votre processus d'entrevue est compliqué, l'embauche ne sera jamais facile. Lorsque vous ne faites que communiquer avec des candidats chaque fois qu’ils ont une minute gratuite, vous êtes obligé d’oublier les conversations, de ne pas faire de suivi ou de perdre complètement le contact avec quelqu'un.

Avoir une structure claire en place peut rendre le processus plus rapide et plus efficace, et même vous aider à atténuer les préjugés. Bien que les choses puissent déraper de temps en temps, rester aussi proche que possible d'une structure peut améliorer votre processus de recrutement.

Assurez-vous que vous posez les mêmes questions dans le même ordre à tous vos candidats (pour le même rôle) et que les mêmes personnes sont impliquées dans le processus d'entretien.

Si différents rôles nécessitent des processus de recrutement différents, ce n’est pas un problème, mais assurez-vous de le rendre cohérent pour chaque poste vacant. Trouvez une structure qui fonctionne pour vous et essayez de vous en tenir le plus près possible.

7. Cohérence

Afin de vous assurer que vous recrutez la bonne personne dans votre équipe, vous devez vous assurer que vous évaluez chaque candidat de la même manière. Si vous mesurez les évaluations du candidat A dans un sens, mais que vous mesurez le candidat B selon un ensemble de normes différent, vous ne pouvez pas être sûr de prendre la bonne décision d'embauche.

C’est pourquoi la cohérence est la clé d’un processus de recrutement efficace. Le fait de savoir sur quoi vous évaluez chaque candidat, ainsi que sur ce à quoi votre équipe doit prêter attention, vous permet de comparer facilement les candidats pour voir qui pourrait être le mieux adapté.

Établissez des points de repère pour les résultats des évaluations, utilisez des tableaux de bord pour les entretiens ou d'autres méthodes d'évaluation qui aident les choses à rester cohérentes. Fournissez à votre équipe les outils dont elle a besoin pour lui permettre de mesurer facilement chaque candidat selon les mêmes critères.

Ces points d'évaluation doivent apparaître à chaque étape de l'entonnoir, donc inclure des détails spécifiques à chaque niveau.

Critères d'entretien supplémentaires

De nombreuses entreprises changent leur façon d'évaluer les candidats. Il est essentiel de s'assurer que les mêmes critères s'appliquent à tous les candidats pour être en mesure de prendre des décisions d'embauche cohérentes.

8. Données

La collecte et l'utilisation des données vous aident à guider vos décisions d'embauche. Lorsque vous gardez une trace des processus d'embauche passés, y compris des statistiques sur votre processus d'entrevue ou des informations sur vos candidats, vous pouvez créer un processus d'embauche plus efficace en vous attaquant aux problèmes qui vous retenaient auparavant.

Par exemple, si vous constatez que vous avez généralement beaucoup de personnes interrogées de premier tour, mais pas beaucoup avec lesquelles vous souhaitez aller de l'avant, cela peut être un signe que vous manquez la marque pour identifier les bons candidats pour votre travail ou que vous mettez les offres d'emploi au mauvais endroit. Le suivi de ces données, y compris l'identification de l'origine de vos meilleurs candidats, peut vous aider à cibler les bonnes personnes afin de perdre moins de temps avec des personnes qui ne correspondent tout simplement pas.

Savoir quelles données sont importantes pour vous peut être difficile car vous pouvez collecter tellement de données. Cependant, identifier les KPI de recrutement importants pour vous ou les domaines dans lesquels vous rencontrez des difficultés dans votre processus de recrutement peut vous guider.

9. Lutte contre les préjugés

La lutte contre les préjugés doit être ancrée dans l'ensemble de votre processus de recrutement. Ce n’est pas seulement une étape à ajouter à la fin. Si vous ne vous efforcez pas d'éliminer les préjugés au début de votre processus de recrutement, ainsi qu'à chaque étape, vous ne pouvez pas être sûr d'avoir créé un entonnoir vraiment efficace.

Pour lutter contre les préjugés au sein de votre processus de recrutement, vérifiez les effets négatifs afin de garantir un processus de recrutement équitable à chaque étape. Créez divers panels d'entrevue, y compris des membres de l'équipe ayant des antécédents, des opinions et des rôles différents au sein de l'organisation.

Vous pouvez également vous appuyer fortement sur les données que vous collectez. En laissant les données guider vos décisions, plutôt que vos sentiments ou opinions personnels, vous pouvez être plus confiant que les préjugés sont réduits dans votre processus de recrutement.

Questions d'entrevue inappropriées

Poser des questions inappropriées entraîne des préjugés et de la discrimination dans votre processus d'embauche. Réévaluez en permanence votre processus de recrutement pour voir s'il y a quelque chose de problématique que vous devez changer.

À toi

Même avec ces neuf piliers d'un processus d'embauche efficace, il y aura toujours des possibilités d'amélioration. Cependant, l'établissement d'une base solide conduit à des décisions d'embauche meilleures, cohérentes et équitables.

Commencez par passer en revue votre processus actuel pour identifier les inefficacités et découvrir les étapes qui nécessitent le plus d'attention. Cela vous aidera à vous mettre sur la bonne voie pour bâtir un processus de recrutement efficace.