9 conseils utiles pour une intégration à distance efficace

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COVID-19 a poussé la plupart du monde à effectuer de nombreux changements au cours des deux derniers mois. Mais alors que nous avons tous hâte de revenir à la «normale», une chose est peu susceptible de changer complètement – de retourner au bureau.

Post-pandémie, presque trois quarts des entreprises ont l'intention de transférer au moins une partie de leur main-d'œuvre vers le travail à distance permanent. Cela s'ajoute aux milliers d'entreprises qui disposent déjà d'équipes totalement distantes.

Et même si certains d'entre nous pourraient éventuellement retourner au bureau, de nombreuses autres organisations réalisent à quel point le travail à distance peut être efficace. De nombreuses entreprises promettent de rester à distance même après la levée des verrouillages, ou d'introduire un plan de travail à domicile hybride qui permet aux employés de se rendre au bureau quelques jours par semaine seulement.

Mais que signifie ce style de vie à distance pour intégrer de nouvelles recrues?

Faire venir de nouveaux membres d'équipe lorsque toute votre organisation n'est pas au bureau peut présenter certains risques. Il n'est tout simplement pas possible de suivre les mêmes étapes que pour l'embauche d'une nouvelle location en personne. Cependant, cela ne signifie pas que l'intégration à distance n'est pas possible ou ne peut pas être effectuée efficacement.

Voici nos neuf meilleurs conseils pour intégrer correctement vos nouvelles recrues, les aider à devenir productives rapidement et à vous assurer qu'elles se sentent les bienvenues.

Qu'y a-t-il?

  1. Commencez par le pré-embarquement
  2. Partager des documents et informations importants
  3. Préparez leur configuration
  4. Fournir un plan d'intégration personnalisé
  5. Préparez un plan de formation
  6. Fixer des objectifs et des attentes d'intégration
  7. Présentez-les à l'équipe
  8. Planifiez des enregistrements fréquents
  9. Rendre les matériaux d'intégration toujours accessibles

Avant de continuer ..

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1. Commencez par la pré-embarquement

Le premier jour d'un nouvel emploi peut être effrayant et excitant. Vous ne savez pas où vos collègues seront ou même où se trouve la salle de bain, mais vous attendez toujours avec impatience les choses que vous apprendrez ou les opportunités que vous aurez.

Mais lorsque vous travaillez à distance, vous n'avez généralement pas les mêmes contraintes – mais cela ne signifie pas que c'est un processus facile. Lorsque vous démarrez à distance, vous pouvez vous sentir déconnecté de l'équipe, même si vous utilisez les bons outils de communication.

Une façon d'aider les nouveaux employés à se sentir accueillis et moins débordés est de leur envoyer un package de pré-intégration. Cela peut inclure tout, d'un e-mail de bienvenue à un swag d'entreprise. Dites-leur qui sont les membres de leur équipe, à qui ils rendront compte et à qui s'adresser s'ils ont des questions.

Leur donner ces informations avant de commencer peut assurer le bon déroulement du processus d'intégration. Ils sauront ce que l'on attend d'eux au cours des premiers jours et vers qui se tourner s'ils se sentent perdus.

Importance avant l'embarquementAprès un processus de recrutement entièrement virtuel, les nouveaux employés pourraient se sentir encore plus mal à l'aise si vous ne communiquez pas de manière proactive avec eux avant leur premier jour. C'est pourquoi le pré-embarquement devrait être un élément essentiel de votre processus d'intégration à distance.

2. Partagez des documents et informations importants

Créez des versions numériques des documents communs des employés que vous pourriez partager avec les nouveaux employés le premier jour, y compris les manuels des employés, les politiques, les documents avec les systèmes que votre entreprise utilise, les decks culturels ou les énoncés de mission et de vision.

Le fait d'avoir ces ressources peut aider votre nouvel employé à mieux comprendre l'entreprise et ce que l'on attend d'eux en tant qu'employés. Cela peut également aider à jeter les bases d'une intégration avec le reste de l'équipe.

Si vous voulez aller plus loin, créez des vidéos d'intégration pour accompagner chaque document. Il peut s'agir d'explications sur ce qu'est chaque élément, ou même d'une vidéo lisant une partie du contenu.

Cela peut créer une connexion plus personnelle avec votre nouvelle location. Lorsqu'ils sont capables de se familiariser avec votre équipe et votre entreprise, ils peuvent se sentir plus connectés au travail qu'ils effectuent – quelque chose qui peut sembler difficile les premiers jours d'un travail à distance.

3. Préparez leur configuration

Si vous devez commander et livrer du matériel, assurez-vous de le faire le plus tôt possible. Bien que cela puisse être un peu compliqué lorsqu'il s'agit de locations à distance, car vous devrez savoir où faire livrer les articles, cela devrait être l'une des premières choses sur votre liste.

Découvrez exactement ce dont votre nouvelle location a besoin. Leur fournissez-vous simplement un ordinateur portable ou ont-ils également besoin d'un écran, d'un clavier, d'une souris, de câbles et d'autres équipements? Préparez une liste de contrôle pour vous assurer de ne rien oublier. Si votre nouvelle recrue ne dispose pas de l'équipement approprié pour commencer son travail, cela peut retarder son intégration et créer un début difficile pour son temps avec l'entreprise, et c'est quelque chose que vous devez éviter.

De plus, donnez-leur des instructions détaillées sur les applications dont ils auront besoin de télécharger, sur les outils à prévoir et sur la façon dont ils peuvent les apprendre. Créez leur e-mail ou d'autres comptes professionnels importants et assurez-vous qu'ils fonctionnent correctement avant que la nouvelle recrue n'en ait besoin.

Enfin, assurez-vous de les ajouter à toutes les chaînes de messagerie, listes de diffusion ou autres canaux de communication afin de ne jamais manquer un message important.

Technologie d'intégrationDe nombreuses organisations à travers le monde ont été forcées de numériser leur processus d'intégration au milieu de la pandémie de COVID-19. Et l'intégration à distance est là pour rester.

4. Fournir un plan d'intégration personnalisé

Il peut être difficile de créer une connexion personnelle avec une location à distance. Si vous ne rencontrez pas cette personne en face-à-face, il peut être difficile pour vous et l'équipe de faire connaissance avec cette nouvelle personne. Cela peut également laisser votre nouvel employé se sentir perdu et mal à l'aise dans sa nouvelle position.

Pour les aider à se sentir les bienvenus et à tirer le meilleur parti de leur expérience d'intégration, vous souhaitez développer un plan d'intégration personnalisé pour chaque nouvelle embauche. Bien qu'il puisse y avoir un certain chevauchement, prendre le temps de tracer individuellement, car le processus d'intégration des personnes peut créer une touche personnelle difficile à obtenir avec des équipes distantes.

Donnez à vos nouveaux membres de l'équipe une ventilation précise de ce à quoi ressemblera leur processus d'intégration. Quelles réunions auront-ils chaque jour? Qui rencontreront-ils? Quel est le but de chaque appel?

Planifiez les réunions pour eux sur leur calendrier. Cela peut les aider à rester concentrés et à réduire le stress de se sentir comme s'ils pourraient manquer quelque chose.

L'intégration des RH devrait être l'un des piliers de votre processus d'intégration à distance. Donnez à vos débutants un aperçu de la culture d'entreprise, en particulier des choses comme la communication interne. Par exemple, expliquez à quoi servent les canaux Slack spécifiques et quels styles de communication sont généralement utilisés. Les nouveaux employés devraient-ils s'attendre à un ton professionnel, à un style formel ou les conversations sont-elles plus décontractées? Vous pouvez parcourir les discussions ensemble et montrer des exemples de la façon dont vos équipes communiquent.

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5. Préparez un plan de formation

Il est facile de perdre du temps lorsque vous travaillez à domicile. Lorsque vous avez tous vos passe-temps, vos divertissements et parfois même votre famille à la maison avec vous, rester sur la bonne voie peut être un défi. Pour les nouveaux employés qui ne savent peut-être pas ce qu'ils devraient faire, c'est encore plus facile.

Avoir un plan de formation solide prêt à l'emploi peut aider les nouvelles recrues à garder le cap et à s'assurer que vous ne manquez aucune étape importante lors de votre intégration. Cela vous aide également à rester à la hauteur de vos attentes afin que vous et votre nouvel employé puissiez vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.

Votre plan de formation doit être spécifique à l'emploi. Bien qu'il puisse y avoir beaucoup de politiques et de documents à partager à l'échelle de l'entreprise, vous souhaitez que le processus de formation soit aussi spécifique que possible au nouvel emploi de la personne.

Lors de la préparation d'un plan de formation, commencez par prioriser ce qui est important à apprendre pour chaque embauche. Alors que quelqu'un pourrait avoir besoin d'apprendre à travailler avec un logiciel spécifique qu'il utilisera, une autre embauche pourrait nécessiter une plongée plus approfondie dans le produit ou le service de l'entreprise. Déterminer quelles devraient être les priorités de formation pour chaque employé vous aidera à les mettre en service plus rapidement.

Travaillez avec votre équipe actuelle pour développer des sessions de formation spécifiques pour chaque emploi et employé. Assurez-vous que vos nouvelles recrues ont accès à des ressources ou du matériel qui peuvent rendre ces sessions plus faciles à suivre, à comprendre et à consulter.

Intégration et rétentionLa première semaine d'emploi est essentielle pour retenir vos employés. Un processus d'intégration bien organisé engageant vos nouvelles recrues dès le début vous aidera à faire l'affaire.

6. Fixer des objectifs et des attentes en matière d'intégration

Lorsque vous travaillez tous dans un bureau, il est facile de s’enregistrer auprès d’un nouvel employé pour voir comment il se porte. De même, il leur est facile de demander s'ils répondent aux attentes ou où ils peuvent s'améliorer. Mais lorsque vous travaillez à distance, ces opportunités sont rares.

Au cours du processus d'intégration, établissez des objectifs et des attentes clairs en matière d'intégration. Que devrait-on accomplir d'ici la fin de la première semaine? Et à la fin du premier mois? Les 90 premiers jours?

Essayez de rendre ces attentes aussi définies que possible. Si vous ne pouvez pas, ajoutez des nombres, des qualificatifs ou d'autres mesures mesurables que votre nouvel employé peut utiliser pour voir comment ils sont sur la cible ou s'ils doivent apporter des améliorations.

Cependant, vous devez également être sûr de créer des opportunités de commentaires. Voyez ce que votre nouvelle recrue pourrait avoir besoin de vous pour mieux remplir ses fonctions et donnez-lui des conseils sur ce qu'elle peut faire pour répondre plus efficacement à ses attentes.

7. Présentez-les à l'équipe

Créer une forte culture d'entreprise signifie donner à votre équipe des opportunités de se connecter en dehors d'un environnement de travail traditionnel. Au bureau, cela peut signifier des déjeuners avec traiteur ou des happy hours ou des événements à l'échelle de l'entreprise.

Malheureusement, avec tout le monde travaillant à distance, ces moments peuvent être plus difficiles à trouver. Vous devez souvent travailler un peu plus pour que votre équipe se connecte, mais c'est particulièrement important lorsque vous embauchez de nouveaux employés.

Planifiez des événements numériques qui permettront à la nouvelle recrue de connaître les personnes avec lesquelles elle travaille et vice versa. Cela pourrait être un appel d'introduction rapide avec différentes équipes et départements ou même un happy hour récurrent ou un canal de watercooler virtuel dans votre application de communication.

Encouragez les nouvelles recrues à participer et facilitez leur participation. Mais aussi, contactez certains membres de l'équipe existants pour voir s'ils seraient prêts à prendre de nouvelles embauches sous leur aile. Les premiers jours peuvent être intimidants, donc avoir quelqu'un pour les aider peut avoir beaucoup de poids sur leurs épaules. Travailler à distance rend la socialisation difficile, c'est pourquoi vous devez promouvoir un comportement proactif de tous les côtés.

Intégration et culture d'entrepriseNe présumez pas que la culture d'entreprise n'est pas importante si vos nouvelles recrues ne travaillent pas dans votre bureau. Au contraire, vous devez accorder une attention particulière à la transmission de votre culture tout au long du processus d'intégration à distance.

8. Planifiez des enregistrements fréquents

Lorsque vous travaillez à distance, en particulier au début, il est préférable de sur-communiquer que de sous-communiquer. Planifier des réunions et des enregistrements fréquents peut sembler un peu inutile, mais cela empêche vos nouveaux employés de se sentir déconnectés.

Vous devez organiser des enregistrements entre les nouveaux employés et leurs équipes individuelles, les gestionnaires et les RH. Recherchez également des opportunités pour que de nouvelles recrues se connectent avec leurs pairs.

Avant chaque réunion, dites à votre employé à quoi il doit s'attendre. De cette façon, ils peuvent venir préparés avec leurs propres questions, demandes et commentaires. Donnez-leur également la possibilité de prendre la parole lors de la réunion, et pas seulement de répondre aux questions.

Cependant, vous voulez trouver un équilibre entre l'enregistrement efficace de votre nouvelle location et éviter la microgestion. S'il semble qu'ils se portent bien et que vous pouvez le faire avec moins de check-ins, adaptez-les.

1 contre 1 dans l'intégrationDans un cadre éloigné, vous devez faire assez de place pour un temps individuel de la nouvelle embauche avec leurs gestionnaires directs pour renforcer leur relation dès le début.

9. Rendre le matériel d'intégration toujours accessible

Lorsque l'intégration est terminée, votre nouvelle recrue peut encore avoir des questions ou peut-être vouloir se référer au matériel qui lui a été remis pendant le processus de formation. Pour éviter qu'ils n'aient besoin de vous traquer pour obtenir les ressources qu'ils recherchent, assurez-vous qu'ils sont facilement accessibles.

Vous devez toujours fournir aux nouveaux employés leurs propres copies de tous les documents et ressources. Cependant, vous pouvez également les placer dans un dossier partagé ou dans un canal Slack désigné où ils peuvent les télécharger chaque fois qu'ils en ont besoin.

En outre, indiquez clairement que vous êtes disponible en cas de questions ou de préoccupations concernant la nouvelle recrue. Faites-leur savoir vers qui se tourner en cas de problème et aidez-les à entrer en contact facilement s'ils se sentent perdus.

À vous

Bien que votre processus d'intégration sur site traditionnel puisse être solide, vous devrez très probablement apporter quelques modifications lors de la transition vers l'intégration à distance. Mais même ainsi, avec la bonne attention aux détails, vous pouvez engager vos nouveaux employés à distance avant même qu'ils ne commencent à travailler pour votre entreprise.

Avec une bonne communication et des connexions solides, vous pouvez construire une base solide pour une intégration à distance réussie.

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