7 meilleures pratiques pour un processus de pré-embarquement de tueur

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Les premiers mois d’emploi sont essentiels dans le parcours de votre nouvelle recrue dans votre organisation. En fait, près d'un quart des employés quittent dans les 45 premiers jours D'emploi!

Si cela ne vous a pas fait tourner la tête, voici quelques exemples autres statistiques pour vous donner matière à réflexion:

  • • Près de 33% des nouveaux employés commencent à chercher un nouvel emploi au cours des six premiers mois suivant le début de leur carrière.
  • • Les coûts de rotation du personnel varient entre 100% et 300% du salaire du salarié remplacé.

Désagréable, non? Mais, n'ayez crainte, vous pouvez empêcher que cela ne se produise dans votre entreprise en préparant vos candidats dès le moment où ils acceptent leur offre d'emploi, avant même le début de leur intégration.

Comment? En ayant et en exécutant un excellent processus de pré-embarquement.

Examinons cela plus en détail!

Qu'y a-t-il?

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Qu'est-ce que la pré-embarquement?

En bref, le «pré-embarquement» fait référence à tout processus mis en place par votre entreprise lorsque le candidat accepte son offre d'emploi, jusqu'à sa première journée de travail pour vous.

L'accent devrait être mis sur la préparation de votre nouvelle embauche et sur la montée en puissance à l'approche du premier jour.

Il va sans dire que la façon dont vous accueillez les recrues dépend de la culture, du budget et de la créativité de votre entreprise… mais l'important est d'avoir une sorte de plan et de protocole de pré-embarquement en place.

Durée de la période de préavisCela signifie que la période entre l'acceptation d'une offre et le démarrage effectif de l'emploi peut être assez longue et la nouvelle recrue pourrait avoir besoin d'aide pour s'exciter à propos de son nouvel emploi.


Pré-embarquement: quels sont les avantages?

Il existe des tonnes d'avantages à un processus de pré-embarquement robuste, notamment:


1. Vous solidifiez l’engagement des employés envers votre entreprise

Votre processus de pré-embarquement a un impact énorme sur le niveau de fidélité que le nouvel employé ressent envers votre entreprise. Avec la bonne communication et la sensibilisation, vous pouvez générer des relations avec les nouvelles recrues dès le départ.

Après tout, vous n'avez pas besoin de nous pour vous dire que ces jours-ci, l'engagement des employés est un énorme problème. Il est donc impératif que vous utilisiez la période de pré-embarquement pour exciter votre nouvelle embauche au sujet de votre entreprise avant même qu'elle ne démarre. Encore une fois, non seulement cela les incite à plonger directement dans le travail, mais c'est aussi un excellent moyen de renforcer leur engagement envers votre marque – gagnant-gagnant!


2. Une expérience améliorée le 1er jour

Saviez-vous que 4% des employés ont démissionné après une première journée désastreuse? C’est beaucoup.

Mais, lorsqu'elle est bien planifiée et exécutée correctement, la pré-embarquement peut aider à faire de l'expérience du premier jour de votre nouvelle recrue une expérience vraiment agréable.

Comment?

En se concentrant sur ce qui est vraiment important.

Allusion: Il ne s'agit pas de signer des formulaires et de subir de lourdes formalités administratives; au lieu de cela, cela les encourage à commencer à établir des relations avec leurs collègues et leurs gestionnaires.

Il va de soi que lorsque les gens se sentent impliqués, ils sont plus susceptibles de ressentir une partie de quelque chose de plus grand qu’eux-mêmes, ce qui est crucial pour assurer un tueur le premier jour!

Astuce: Il est clair que personne ne veut passer sa première journée à patauger dans la paperasse. Alors, encouragez les nouvelles recrues à remplir et à soumettre des documents comme leurs formulaires W-4 et I-9 avant leur premier jour. Vous devez noter que le formulaire I-9 doit être signé dans les trois premiers jours suivant la date de début de l'employé.


3. Les employés sont plus productifs, plus rapides

Comme nous l'avons déjà établi, un processus de pré-embarquement décent garantit que les nouveaux employés se sentent engagés avec votre organisation. Lorsque les travailleurs n'ont pas à perdre de temps avec des tâches administratives, ils peuvent se mettre directement au travail avec une formation interne et d'autres emplois liés au travail.

Nouveaux employés qui restentCommencer par préparer vos nouvelles embauches pour leurs nouveaux emplois avant même la période d'intégration permet de les conserver.


Bonnes pratiques de pré-embarquement

Bon, maintenant nous avons expliqué pourquoi vous devriez avoir une procédure de pré-embarquement, comment procédez-vous pour en lancer une avec succès?

Prenez note des conseils suivants!


1. Renforcez votre proposition de valeur pour les employés

Votre nouvelle recrue a probablement accepté votre offre, car elle a trouvé votre proposition de valeur pour les employés attrayante. Utilisez donc la période de pré-embarquement pour renforcer cela. Non seulement cela montre que vous êtes une organisation qui tient ses promesses, mais cela démontre également que les gestionnaires se soucient de leurs employés: l'expression deux oiseaux, une pierre vient à l'esprit.

Le simple fait de demander aux nouvelles recrues leurs commentaires sur le processus d'embauche contribue également grandement à renforcer leur impression du type d'entreprise que vous êtes.

En parlant de montrer aux employés que vous aimez, vous pouvez inclure le butin de marque de l'entreprise dans le cadre de votre stratégie de pré-embarquement (si vous avez le budget).

Vous pouvez même aller plus loin en incluant des marchandises supplémentaires pour leur conjoint et leurs enfants (s'ils les ont mentionnés dans leur entretien). Il s'agit d'un moyen simple mais efficace de susciter une certaine excitation et de faire en sorte que les nouvelles recrues se sentent bienvenues dans votre organisation.

Détails du nouveau rôle en pré-embarquementLes nouvelles recrues sont ravies de connaître les défis qui les attendent. Leur responsable du recrutement peut leur donner plus de détails sur le rôle pour qu'ils se sentent préparés.


2. Personnalisez vos systèmes de pré et d'intégration

Tenez compte des besoins individuels de vos employés et concevez leurs processus de pré-intégration et d'intégration en conséquence. S'intéresser à leur bien-être; cela fait des merveilles pour renforcer la satisfaction au travail.

Par exemple, encouragez leurs futurs coéquipiers et managers à les féliciter d'avoir fait la coupe. C'est toujours un excellent moyen d'accueillir de nouvelles recrues dans votre organisation.

Embaucher de nouveaux employés peut être une chose quotidienne pour vous, mais pour les travailleurs, accepter une offre d'emploi n'est probablement pas quelque chose qu'ils font régulièrement. Alors, faites un gros problème à ce sujet! Assurez-vous de féliciter et de célébrer correctement l'intégration de vos nouvelles recrues.

Et comme nous venons de le mentionner, la façon la plus simple de procéder consiste à encourager leurs futurs coéquipiers à envoyer un e-mail de bienvenue. Encore une fois, vous pouvez également aller plus loin en partageant le profil LinkedIn de la nouvelle recrue et en invitant les employés actuels à se connecter avec leur nouveau coéquipier.

Les managers jouent un rôle encore plus critique dans le processus de pré-embarquement. En tant que tel, un appel téléphonique plutôt qu'un e-mail pourrait être plus approprié. Une conversation rapide par téléphone est un excellent moyen pour le gestionnaire de connaître la nouvelle recrue et de répondre à toutes ses questions. Cela permet également de faire des présentations plus significatives entre le nouvel embauché et le reste de l'équipe le premier jour.

Il va sans dire; il existe de nombreuses façons de vous connecter avec les nouvelles recrues avant le début de leur première journée. Alors, voici quelques autres suggestions pour vous inspirer:

  • Planifiez un déjeuner: Si vous avez le temps et le budget, pourquoi ne pas les inviter à déjeuner? Idéalement, leur futur manager et l'équipe seront tous là. C'est un excellent environnement pour vous rencontrer et discuter dans un cadre plus décontracté et en tant que tel, éradiquez ces introductions du premier jour.
  • • Alternativement, si le déjeuner n’est pas pratique, vous pourriez planifier un appel vidéo au lieu. Oui, c'est plus formel, mais cela vous donne quand même toutes les chances de vous "rencontrer" avant leur premier jour.
  • Votre bureau est-il particulièrement social? Sortez-vous occasionnellement pour un verre après le travail? Ou organisez-vous d'autres événements sociaux? Si oui, invitez la nouvelle location à venir.
  • Planifiez une visite de bureau pour la nouvelle location. Non seulement cela renforce le fait qu’ils ont obtenu le poste, mais cela rend également leur première journée officielle beaucoup moins intimidante.

Fréquence de l'engagement avant l'embarquementUn pré-embarquement efficace ne signifie pas nécessairement bombarder vos nouveaux employés avec des e-mails et des appels. Au lieu de cela, optez pour une communication stratégique sur les choses qui importeront dans le parcours de vos employés.


3. Aidez-les à l'administration

Les nouveaux employés doivent endurer une tonne de bureaucratie. Ils ont beaucoup de formulaires à signer, à savoir des formulaires fiscaux et des informations sur le dépôt direct. C'est en plus des comptes à configurer et des logiciels pour se familiariser. Alors, guidez-les. Fais nous confiance; vos nouvelles recrues vous en remercieront!

L'une des choses que vous pourriez faire pour eux est de configurer leur nouvelle adresse e-mail d'entreprise. De cette façon, il est prêt pour eux dès le départ. Tout ce que vous avez à faire est de confirmer leur prénom et nom de famille préférés avant de continuer et de leur créer un compte de messagerie.

Astuce: Une fois leur boîte de réception en ligne, encouragez leur responsable à les inviter aux prochaines réunions. Cela devrait leur donner une meilleure idée de ce qui est en magasin au cours des semaines à venir.

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4. Fournir des directives claires pour leur premier jour

Environ 50% des travailleurs vous vous inquiétez, ils seront en retard à leur premier jour de travail. Alors, aidez à étouffer cette anxiété dans l'œuf en envoyant des instructions claires pour le premier jour.

Dites-leur où ils doivent être. C'est-à-dire l'adresse spécifique, le service et la personne à qui ils doivent se rapporter. Et, si votre bureau est difficile à localiser, fournissez des instructions spécifiques pour les aider.

N'oubliez pas de leur indiquer le code vestimentaire, les détails sur le stationnement au bureau et la procédure d'enregistrement. Cette information aide massivement à s'assurer que tout se passe sans accroc.

En plus de tout ce qui précède, nous vous suggérons de partager toute information vitale sur votre entreprise. Donc, fournissez tous les documents pertinents avant leur premier jour – par exemple, un manuel de l'employé, un guide des avantages sociaux, des détails sur les groupes de ressources des employés, etc.

Ces documents aident les employés à se familiariser avec ce que vous proposez. Lorsque les nouveaux employés savent exactement ce qui leur est fourni et ce qu'ils attendent d'eux, avant de franchir la porte du bureau, il est beaucoup plus facile de les inscrire le premier jour.

Astuce: Si ce n'est pas déjà fait, il est temps de commencer à utiliser eSignature. Nous vous suggérons d'obtenir de nouvelles recrues pour signer numériquement les documents de votre entreprise. En faisant de cette partie du processus de pré-embarquement, non seulement cela les oblige à se familiariser avec le fonctionnement quotidien de l'entreprise (et la culture de l'entreprise), mais cela vous fait également gagner beaucoup de temps en matière de l'intégration.


5. Portez une attention particulière aux embauches internationales

Si vous avez des travailleurs déménageant de l'étranger, ils pourraient avoir besoin d'informations supplémentaires et d'un soutien de votre part. Alors, soyez prêt à répondre à leurs questions et à répondre à leurs besoins.

Nous suggérons une approche proactive, mettons-vous sur le terrain et demandons comment vous pourriez aider à faciliter leur transition. Ensuite, suivez toutes les promesses que vous avez faites!

Déménager à l'internationalLes embauches internationales doivent souvent déménager rapidement. C'est pourquoi être disponible pour répondre à leurs questions vous aidera à soulager énormément votre stress.


6. Envisagez d'utiliser une application de pré-embarquement

Utilisant un application de pré-embarquement peut faire des merveilles pour aider les nouvelles recrues à s'acclimater à leur nouveau lieu de travail, surtout si vous avez souvent plusieurs personnes commençant en même temps. C'est un moyen simple et accessible de garantir que les travailleurs disposent de toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit. Des applications telles que Appical ou Talmundo peuvent vous aider à concevoir un processus de pré et d'intégration intéressant.


7. Préparez leur horaire de première semaine

Créez un calendrier décrivant la première semaine de vos nouvelles embauches. Ensuite, une fois qu'il est prêt, envoyez-le-leur quelques jours à l'avance. Il y a de fortes chances que vos employés veuillent savoir ce qui les attend. Ce simple geste est un moyen fabuleux de les aider à combattre leurs nerfs du premier jour!

Vous pouvez également envoyer une requête ping sur les invitations de calendrier numérique pour:

  • Sessions d'intégration
  • Formation interne
  • Réunions
  • Déjeuners prévus

Ce ne sont que quelques exemples, mais vous avez l'idée – l'essentiel est, feu sur les informations de calendrier pour tout ce que vous avez planifié.

Pré-embarquement et rétentionOffrir à vos employés une excellente expérience de pré-embarquement renforce votre position en tant que grand employeur et vos employés sont plus susceptibles de rester avec vous plus longtemps.


Prêt à lancer votre propre processus de pré-embarquement?

Pour la majorité d'entre nous, commencer un nouvel emploi est assez stressant – un environnement unique pour s'y habituer, se demandant si vous avez pris la bonne décision, rencontrer de nouvelles personnes, etc., etc. En fait, des études montrent que changer votre métier est même plus stressant qu'un changement de résidence ou la forclusion d'une hypothèque ou d'un prêt!

Mais, avec le bon processus de pré-embarquement, vous pouvez rendre cette période de changement beaucoup plus facile pour vos nouvelles embauches. Et plus important encore pour vous, vous stimulerez l'engagement, la fidélité et la productivité des recrues dès le départ. À long terme, votre processus de pré-embarquement pourrait même encourager les recrues à rester avec vous plus longtemps. Donc, il suffit de dire que cela vaut certainement la peine d'investir du temps et de l'énergie. Fais nous confiance; vous serez content de l'avoir fait!

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