7 meilleures pratiques de gestion des employés distants

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Gérer une équipe qui se trouve physiquement dans le même bâtiment que vous est assez difficile. Mais que faire si une partie de l'équipe travaille à distance? Ou si toute l'équipe travaille à domicile?

La situation actuelle de l'épidémie de coronavirus (COVID-19) oblige de nombreuses entreprises à prendre des mesures sans précédent pour assurer la sécurité de leur main-d'œuvre. Cela implique que les employés réguliers sur place travaillent à distance pendant de longues périodes. Ajoutant une couche supplémentaire, opérationnelle, à la tâche déjà difficile du manager, il est de leur devoir de tout mettre en place pour maintenir une équipe de haut niveau avec une performance éblouissante.

Compliqué ou non, travail à distance est devenu une réalité pour de nombreuses entreprises, que ce soit par choix ou en raison de circonstances extraordinaires.

Voici 7 bonnes pratiques sur la gestion des employés distants.

Qu'y a-t-il?

  1. Fixer des attentes claires
  2. La communication est cruciale
  3. Obtenir le temps de face
  4. Disposer d'outils de collaboration efficaces
  5. Adaptation d'horaires flexibles
  6. Fournir une rétroaction régulière
  7. Construction d'équipe

Avant de continuer ..

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1. Fixer des attentes claires

Avec le travail à distance vient le défi pour l'employé à distance d'être suffisamment discipliné pour faire le travail. Cela peut devenir particulièrement complexe si vos employés ne sont pas habitués à travailler à distance à temps plein.

Expliquez clairement ce que vous attendez de vos employés. Pensez aux objectifs des employés pour la semaine prochaine, à la quantité de travail qu’ils sont censés accomplir chaque semaine et à qui ils peuvent aller pour des problèmes, par exemple. N'oubliez pas d'inclure votre disponibilité – quand les gens peuvent-ils vous joindre et comment – ainsi que leur disponibilité – quand pensez-vous qu'ils seront gratuits pour les appels, etc.

Lorsque vos employés travaillant à distance savent ce qu'on attend d'eux dans leur travail quotidien, cela les aidera à se concentrer sur l'exécution de leurs tâches. Envisagez d'implémenter une plateforme de gestion du travail comme Trello ou Asana pour garder une trace de vos projets et missions et de leur avancement. En définissant clairement les tâches et en les affectant aux membres de votre équipe, vous les rendez également responsables de l'exécution des tâches.

Attentes des employeurs au travailDes attentes peu claires entraînent le désengagement des employés et une baisse de la productivité. En faisant savoir à vos employés ce que vous attendez d'eux, vous évitez cela.


2.
La communication est cruciale

Il est toujours important de communiquer. Que ce soit avec les gens assis littéralement à côté de vous au bureau, ou avec ceux qui travaillent dans les bureaux de votre entreprise à l'autre bout du monde. Il est cependant encore plus essentiel de bien communiquer avec vos employés distants; dans le cas contraire, il leur est facile de commencer à se sentir déconnectés et oubliés.

En fait, plus du quart des travailleurs à distance considèrent la communication comme leur Défi n ° 1 avec le travail à distance.

Il existe quelques règles et outils simples que vous pouvez mettre en œuvre pour mettre en place une base solide pour une bonne communication. Tout d'abord, assurez-vous que vous disposez d'un système de chat interne afin que les membres de l'équipe puissent facilement «parler» les uns avec les autres – Mou est un bon exemple.

De plus, organisez régulièrement des réunions virtuelles d'équipe. Sautez sur un Zoom appelez pour votre enregistrement quotidien debout ou après le déjeuner. Cela aidera vos employés à distance à rester au courant de ce sur quoi leurs collègues travaillent et à maintenir également l'esprit d'équipe. Avez-vous besoin que vos employés se joignent à une vidéo? N'oubliez pas d'être clair à ce sujet!

Faites attention aux méthodes de communication préférées des membres de votre équipe. Préfèrent-ils utiliser un chat en groupe pour discuter de leurs idées ou est-il plus efficace de les atteindre via un message privé? Ou préfèrent-ils avoir de courts appels?

Dans l'ensemble, votre équipe doit comprendre que vous leur faites confiance pour faire leur travail du mieux qu'ils peuvent et que vous essayez de les soutenir, et non de les microgérer. En communiquant efficacement, vous pouvez soutenir non seulement l’efficacité et la productivité de votre équipe, mais également leur créativité et leur sentiment d’appartenance.

Cela nous amène au point suivant.


3. Obtenir le temps de face

Une grande partie de notre communication – plus de la moitié pour être précis – est non verbale. En d'autres termes: si vous appelez vos télétravailleurs sans les voir, vous manquez beaucoup d'informations. Qu'il s'agisse d'un problème personnel qu'ils ont ou de quelque chose qui les dérange au niveau du travail, vous ne pourrez pas le détecter sans visuel. Minimisez donc les appels téléphoniques réguliers et passez plutôt des appels vidéo avec des employés distants. Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser de nos jours: nous avons déjà mentionné Zoom, mais il y a aussi les Hangouts Google, il y a FaceTime d'Apple et bien plus encore.

Parce que vous ne voyez pas votre équipe distante au bureau tous les jours, il est important de leur consacrer plus de temps vidéo. Non seulement parce que vous serez en mesure de repérer si quelque chose ne va pas plus facilement, mais aussi parce que cela vous permettra de maintenir une meilleure relation avec eux. Essayez de planifier un appel vidéo d'une heure par semaine avec vos employés distants, de sorte que vous avez vraiment le temps de couvrir un grand nombre de problèmes: un peu de chat général sur le «collage», des sujets liés au travail et même des trucs personnels le cas échéant. vers le haut. Et, surtout, n'annulez pas l'appel!

Si vous avez des travailleurs à distance à temps plein, la meilleure chose à faire, et inévitablement pour être honnête, est d'aller les voir en personne au moins une fois par an. Rien ne vaut une visite réelle, quelle que soit la qualité de la technologie.

Bonnes réunions à distanceLe respect des meilleures pratiques pour les réunions à distance permettra à votre équipe de rester productive.

Une bonne communication au sein des équipes et entre elles est une base essentielle pour une collaboration efficace, que votre équipe soit à distance, sur site ou mixte. Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous devez fournir à vos employés des outils basés sur le cloud pour travailler ensemble. Équipes Microsoft et Facebook Workplace sont des exemples de centres de travail d'équipe que vous pouvez utiliser pour accroître la productivité et l'efficacité dans des équipes (distantes).

En outre, savoir où et comment accéder aux informations, documents et fichiers importants de l'entreprise est crucial pour tous les employés, d'autant plus lorsqu'ils travaillent à distance. Pour le partage de documents, vous pouvez utiliser des outils tels que Google Drive, Dropbox ou Box, où les employés peuvent stocker et synchroniser des fichiers quel que soit leur lieu de travail.

Pour permettre aux membres de votre équipe de réfléchir et de développer des idées ensemble, envisagez d'utiliser une plateforme de tableau blanc collaboratif en ligne comme Limnu ou Miro pour faciliter leurs activités.

L'utilisation d'outils de collaboration efficaces aidera vos employés travaillant à distance à faire de leur mieux. Si vous vous trouvez dans une situation où vous ne disposez pas encore de tels outils, recherchez les besoins de votre équipe et voyez quels outils vous pouvez mettre en œuvre pour les aider à prospérer.


5. Adaptation des horaires flexibles

Beaucoup de gens choisissent le travail à distance pour sa flexibilité. En réalité, 40% des employés distants considérer la flexibilité comme le plus grand avantage du travail à distance. Cependant, même si vos employés ne travaillent pas à partir du même emplacement physique, vous avez probablement certaines directives pour eux concernant leur disponibilité et leurs horaires.

La situation peut être différente si vos employés travaillent à distance en raison de la situation actuelle de COVID-19. S'ils ont des enfants, il y a des chances qu'ils doivent aussi rester à la maison, car de nombreuses écoles sont fermées en ce moment. Soyez conscient de leur situation autant que possible et permettez-leur de répartir leurs heures si nécessaire.

Soyez proactif en écoutant les besoins de vos employés et discutez de la façon dont vous pouvez les aider à faire leur travail, que ce soit en reprogrammant vos réunions ou en les laissant travailler en dehors des heures normales de bureau.


6. Fournir une rétroaction régulière

Vos employés savent ce qu'on attend d'eux et disposent des bons outils pour faciliter leur travail. Là encore, ce n'est pas là que s'arrête la gestion de votre équipe à distance. Vous devez également fournir à vos employés des commentaires réguliers, détaillés et significatifs sur leur travail.

Ce n'est pas toujours le cas, car 17% de la génération Y disent qu'ils rapportent avoir reçu des commentaires significatifs au travail.

Quels objectifs chacun de vos employés s'est-il fixés pour la journée / la semaine / le sprint? Qu'ont-ils fait pour atteindre ces objectifs? Qu'ont-ils fait de façon remarquable? Et que peuvent-ils améliorer? Sans rétroaction des gestionnaires et des membres de l'équipe, il est difficile pour les employés d'aller de l'avant et d'améliorer leurs performances.

Mettre en place un processus de rétroaction, que ce soit une réunion virtuelle hebdomadaire individuelle ou en utilisant une application de rétroaction, une combinaison des deux ou une autre méthode. Encouragez les membres de votre équipe à vous faire part de vos commentaires, ainsi qu'à vous en tant que responsable.

Critères pour une rétroaction efficaceFournir une rétroaction efficace est essentiel lors de la gestion des employés, d'autant plus lorsque votre équipe travaille à distance.


sept.
Construction d'équipe

Un bureau est plus qu'un simple lieu de travail. C’est un espace où les gens se réunissent et partagent leurs victoires et leurs déceptions. Souvent, nous passons plus de temps avec nos collègues qu'avec nos familles. Inutile de dire que lorsque vous travaillez à distance, vous passez à côté de cela. Aucune machine à café spontanée ne rencontre le gars du troisième étage, pas de partage de pizza en fin de soirée avec le reste de l'équipe lors de la nuit blanche. Et c'est exactement pendant ces moments imprévus que les collègues se lient.

Un bon moyen de créer une sorte de team-building avec des employés distants est d'utiliser des plateformes de chat telles que Slack. Il est très facile de mettre en place une chaîne «Fun» où tout le monde peut partager des trucs aléatoires, non liés au travail, ou une réunion de fontaine à eau virtuelle. Prendre un peu de temps lors d'une réunion d'équipe pour que les gens partagent quelque chose de personnel – le grand hamburger qu'ils ont mangé la nuit dernière ou une victoire avec leur équipe de football – est une autre bonne idée.

Ajoutez une équipe hors site une fois par an, où tout le monde du monde entier se réunit, et vos employés distants devraient vraiment se sentir comme faisant partie de la famille.


Un dernier mot

Notre environnement de travail évolue, tout comme l'employé du 21e siècle. Le travail à distance est désormais plus facile que jamais, même en temps de crise; grâce à Internet, la croissance massive de mobile, et la montée de le nuage. Avec les avantages à distance de la flexibilité et d'être toujours connecté, viennent les défis d'un manque de temps de face et de collaboration d'équipe productive. Et bien que ces 7 meilleures pratiques ne couvrent pas tous les problèmes liés à la gestion des employés distants, elles vous donnent une base assez décente pour travailler avec.