7 étapes pour gérer efficacement votre budget de recrutement

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Le recrutement de nouveaux employés est l'un des investissements les plus importants qu'une entreprise puisse faire. Mais embaucher de nouvelles personnes coûte aussi de l'argent. En fait, la Society of Human Resource Management estime que le coût moyen d'embauche d'un nouvel employé est 4 425 $!

C’est beaucoup de pâte.

Et cela monte à plus de 14 000 $ pour les embauches de cadres.

Quels que soient les coûts exacts, il est clair de voir – non seulement le recrutement prend du temps, mais il est également coûteux. Raison de plus pour bien faire les choses du premier coup et dans les limites du budget.

À la lumière de tout cela, comment pouvez-vous vous assurer que votre budget de recrutement fonctionne pour vous? Jetez un œil à notre guide en sept étapes et découvrez-le.

Qu'y a-t-il?

  1. Déterminez votre plan de recrutement annuel pour les nouvelles recrues
  2. Décomposez vos dépenses
  3. Gardez un œil attentif sur vos coûts historiques / fixes
  4. N'oubliez pas les coûts technologiques
  5. Suivez votre temps et vos coûts
  6. Embarquez votre personnel
  7. Faites approuver votre budget par la direction

Avant de continuer ..

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Mais d'abord, clarifions:


Qu'est-ce qu'un budget de recrutement?

En bref, un budget de recrutement est une estimation annuelle exhaustive du coût total de l'embauche dans votre organisation, composée des coûts internes (par exemple, salaires des recruteurs) et externes (par exemple, pile technologique de recrutement, dépenses publicitaires). Cela comprend les dépenses imprévues résultant du départ du personnel. Il va sans dire que votre budget de recrutement doit correspondre aux stratégies commerciales annuelles et à plus long terme de votre organisation, y compris les plans en cours définis par votre PDG et votre conseil d'administration.

Donc, maintenant que nous avons établi ce qu'est un budget de recrutement, plongeons dans notre guide étape par étape pour vous assurer que le vôtre fonctionne pour vous.

Accroître l'investissement dans la recherche de talentsLes équipes d'acquisition de talents souhaitent également investir dans le maintien de marques d'employeurs fortes, rendant le processus d'embauche plus efficace et créant une expérience positive pour les candidats.


1. Déterminez votre plan de recrutement annuel pour les nouvelles recrues

Vous devez consacrer beaucoup de temps à cette étape.

Pour éviter d'adopter une approche par dispersion pour votre recrutement d'année en année, nous vous suggérons de travailler sur les points suivants:

  • • Combien de nouveaux employés votre entreprise prévoit-elle de recruter
  • • Déterminer si certains rôles sont plus difficiles à remplir que d'autres. Si oui, coûteront-ils plus cher?
  • • Y a-t-il des embauches saisonnières?
  • • Qu'en est-il des embauches à volume élevé, telles que les campagnes de recrutement de diplômés?
  • • Quel est le roulement de votre personnel?

Connaître les réponses aux questions ci-dessus vous permet de construire votre plan de recrutement au moins un quart d'avance. De plus, vous saurez combien d'embauches annuelles vous devez préparer par département.

Une réunion avec les chefs de service et / ou les responsables du recrutement pour estimer le nombre de recrutements que votre entreprise prévoit de faire au cours du prochain exercice est cruciale pour cette étape.

Alors, parlez aux gestionnaires de l'effectif annuel prévu. Discutez de la façon dont cela correspond à leurs objectifs à venir et s'il existe des lacunes dans les compétences de leurs équipes qui doivent être corrigées. S'il y en a, passez du temps à explorer et à identifier les compétences manquantes. Vous ne voulez pas dépenser des milliers de dollars en recrutement pour un poste, puis réaliser que la nouvelle recrue ne vous convient pas.

Si vous savez que vous devez embaucher des personnes ayant des compétences particulières, vous devrez peut-être trouver une aide extérieure, par exemple une agence de recrutement ou un chasseur de têtes. Si tel est le cas, prévoyez un délai supplémentaire.

Une fois que vous aurez parlé à vos responsables, vous pourrez mieux planifier et budgétiser le type de candidats que vous devez embaucher. Par exemple, l'embauche de stagiaires ou d'agents subalternes coûtera moins cher, tandis que l'embauche de cadres supérieurs et de directeurs coûtera inévitablement plus cher.

Tout professionnel du recrutement digne de ce nom aura une connaissance approfondie du roulement du personnel de son entreprise. Dans le cadre de cette compréhension, il est utile de prendre en compte la démographie et la culture globales de votre entreprise avant de fixer vos coûts d'embauche. Par exemple, votre main-d'œuvre est-elle majoritairement jeune, avec un roulement élevé? Ou votre entreprise est-elle principalement composée de personnes intéressées à conserver un rôle sûr, que ce soit si elles le préfèrent ou si l'économie le dicte? Bien sûr, ce sont deux extrêmes. Mais ce que nous faisons valoir, c'est que la compréhension de votre chiffre d'affaires et de ses raisons vous aidera à calculer vos coûts annuels avec plus de précision.


2. Décomposez vos dépenses

Calculez combien vous dépensez régulièrement en recrutement par catégorie et sur une base mensuelle. Vous pouvez trouver les rubriques suivantes un guide utile lorsque vous effectuez ces calculs:

  • • Coût par location
  • • Coûts des offres d'emploi (par exemple, Indeed, Career Builder, conseils spécifiques à l'industrie)
  • • Coûts de recrutement sur les réseaux sociaux professionnels (par exemple, LinkedIn)
  • • Coûts des logiciels de recrutement (dépenses de démarrage et dépenses courantes)
  • • Événements de recrutement et réseautage, y compris salons des diplômés
  • • Image de marque (comme les vidéos d'entreprise, les médias sociaux, les bannières, les documents imprimés, etc.)
  • • Vérification des antécédents sur les embauches potentielles
  • • Frais d'agence de recrutement externe (si vous les utilisez)
  • • Frais d'entretien (frais de voyage et d'hébergement des candidats, si vous les offrez aux candidats)
  • • Salaires comprenant une rubrique distincte si vous embauchez du personnel intérimaire
  • • Frais d'intégration, y compris les frais de réinstallation des candidats (encore une fois, si vous les offrez)
  • • Coûts de formation (lors de l'intégration et de la formation annuelle au développement)

Si vous avez ce qui ressemble à un chiffre de recrutement annuel apparemment imposant, ne vous y trompez pas. Il est très important de prendre en compte tout à l'étape 3 (plus d'informations dans une seconde), puis d'estimer comment vous répartirez ces coûts mensuels, y compris les frais fixes et récurrents. Le diable est dans les détails, après tout.

Répartition du budget de recrutementPour obtenir une estimation précise de votre budget de recrutement, vous devez avoir un aperçu clair des catégories de dépenses. En moyenne, les offres d'emploi occupent près d'un tiers du budget de recrutement.


3. Gardez un œil attentif sur vos coûts historiques / fixes

Ayez une vue d'ensemble claire de vos coûts passés et fixes, en particulier si vous vous engagez dans des campagnes de recrutement plus importantes telles que des salons pour diplômés. Cela vous aidera à comprendre les éléments les plus chers de vos coûts de recrutement, y compris des choses comme les vôtres: outils de recrutement, coûts d'agence, événements, salons de l'emploi, technologie RH, etc.

Vous aurez également une meilleure idée des canaux de recrutement qui ont fonctionné et qui ont donné des résultats fructueux, et plus important encore, qui ne l’a pas été.

Lorsque vous analysez vos coûts fixes, assurez-vous de vous demander: combien ont été vos dépenses de recrutement annuelles et prévoyez-vous qu'elles augmentent? Si oui, pourquoi?

N'oubliez pas de prendre en compte le coût du paiement pour assister à des événements de votre calendrier de recrutement tels que les journées de recrutement universitaire et les salons de l'emploi. Si vous savez que ces événements attirent d'excellents candidats (c'est généralement le cas si vous vous associez à des universités de qualité), vous devrez tenir compte de ces dépenses. Par exemple, vous devrez peut-être débourser pour des stands, des dépliants, des bannières, etc.

L'argent ne devrait être alloué qu'aux stratégies de recrutement qui ont réussi dans le passé. La réalisation d'un examen annuel ou même trimestriel de ces stratégies fournit la vue d'ensemble dont vous avez besoin pour vous assurer que votre budget est utilisé au mieux.

De plus, votre entreprise a peut-être eu une grande campagne de recrutement l'année précédente. S'il s'agissait d'une opération ponctuelle, votre budget prévisionnel doit être ajusté en conséquence.

Il convient également de noter que les dépenses historiques peuvent également inclure les frais d'agence. Si, par exemple, votre organisation fait appel à des agences pour embaucher du personnel temporaire, vous devez prendre en compte ces frais. Vous pouvez également utiliser des agences pour embaucher des postes plus difficiles, de niche ou supérieurs. En règle générale, les agences facturent environ 20% du salaire de base, mais ils peuvent être le double s'il s'agit d'un rôle exécutif.


4. N'oubliez pas les coûts technologiques

Embrassez l'innovation. La technologie peut être le meilleur ami d'un recruteur. Avec le bon logiciel de recrutement à votre disposition, vous pouvez gagner un temps et des efforts précieux et augmenter la qualité de la location en même temps. Investir dans des outils de recrutement décents qui vous aident à passer au crible les candidatures inappropriées valent leur pesant d'or, alors ne manquez pas les meilleures embauches en omettant ce coût de votre budget.

Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà différents outils de recrutement tout au long de votre processus d'embauche. Il s'agit notamment des systèmes de suivi des candidats, des outils de gestion des relations avec les candidats, des logiciels de création d'emplois programmatiques, des outils d'évaluation préalable à l'emploi et d'autres types de technologies.

Faites une liste de tous les outils que vous utilisez. Lors de la prise en compte de leurs coûts, tenez compte des modèles de tarification. Payez-vous des frais mensuels ou annuels? Payez-vous par candidat? Ou avez-vous payé des frais uniques?

Astuce: Assurez-vous que votre logiciel s'intègre à vos outils existants. Par exemple, les services de vérification des antécédents que vous utilisez pour vérifier les antécédents criminels, la formation et les employeurs précédents de vos candidats doivent se connecter à votre ATS ou CRM pour compléter les profils des candidats existants.

Budget de recrutement limité pour la technologieDans le même temps, la majorité des recruteurs considèrent la technologie comme extrêmement ou très importante pour une performance professionnelle élevée. C'est pourquoi vous devez prévoir les bons outils dans vos dépenses annuelles.


5. Suivez votre temps et vos coûts

N'oubliez pas que votre temps et celui de votre service de recrutement coûtent aussi de l'argent. Votre budget fonctionnera mieux pour vous si vous savez combien de temps il faut généralement à votre entreprise pour embaucher quelqu'un. La recherche montre que plus l'entreprise est petite, plus il lui faut de temps pour embaucher. Par exemple, une entreprise de 1 à 500 employés prend en moyenne 41 jours, tandis qu'une entreprise de plus de 5 000 employés ne prend que 25 jours.

Vous pouvez calculer votre temps de location avec cette formule:

Formule Time To Hire

Continuez à calculer votre coût par location. Le déterminer est l'un des calculs les plus importants que vous allez effectuer lors de la définition de votre budget de recrutement. Vous pouvez, bien sûr, vous référer aux budgets antérieurs pour vous y aider, puis simplement ajouter les dépenses mises à jour.

Une fois que vous connaissez vos coûts de recrutement internes et externes, utilisez cette formule pour vous aider à calculer votre coût par embauche:

Formule de coût par location


6. Embarquez votre personnel

Vos collaborateurs actuels sont vos ambassadeurs. Donc, budget pour un programme de primes de recommandation du personnel. Si vous avez un système robuste que vous promouvez en interne et informez les candidats du moment où ils se joignent à vous, cela peut être un formidable incitatif. Les récompenses peuvent inclure de l'argent, un jour de congé, un cadeau tangible comme un magasin ou des bons de vacances / de gym, ou un cadeau expérientiel comme un cours de cuisine ou une dégustation de vin. Chacun de ces éléments est une excellente source de motivation pour le personnel existant, alors assurez-vous que tout le monde les connaît. La publication de votre programme de bonus de parrainage via vos canaux de communication internes, comme la newsletter du personnel et l'intranet, est un bon point de départ.

Astuce: Assurez-vous que votre formulaire de candidature en ligne comporte un bouton / boîte qui demande comment le candidat a découvert l'emploi. Assurez-vous d'inclure la «référence des employés» comme option et un espace pour le nom de cette personne.


7. Faites approuver votre budget par la direction

Soyez prêt à présenter votre budget, à plaider votre cause et à montrer à votre équipe de direction à quel point vous êtes investi pour attirer les meilleurs talents. Ayez les faits à portée de main. Vous devrez peut-être clarifier votre mission, alors ayez en tête les détails de vos dépenses et de votre retour sur investissement prévus. De cette façon, vous serez mieux préparé pour toutes les questions délicates qui se présenteront à vous.

Il va sans dire que vous devrez montrer la valeur de l'embauche de haute qualité à votre équipe de direction. Comment ces dépenses contribueront-elles au résultat net / aux bénéfices de l'entreprise? Si vous pouvez démontrer comment les objectifs stratégiques de votre entreprise seront mieux servis par un investissement judicieux dans le recrutement, vous êtes à mi-chemin.

De plus, si vous êtes pleinement informé de la façon dont les concurrents de votre entreprise recrutent, vous pouvez plaider en faveur de la possibilité de garder plusieurs longueurs d'avance sur le jeu. Entrez avec des informations sur les outils que vos concurrents utilisent, leurs stratégies de recrutement et comment ils en bénéficient.

Être en mesure de montrer à votre équipe de direction le potentiel de retour sur investissement (ROI) vous aidera à obtenir l'approbation du budget. En d'autres termes, combien les coûts de recrutement sont par embauche par rapport à combien cette embauche apportera financièrement à votre entreprise.

Marque employeur et réduction du coût par locationInvestir plus d'argent dans l'expérience de la marque employeur ou du candidat vous aidera à réduire les coûts dans d'autres parties du processus de recrutement. Vous devez avoir une bonne estimation des chiffres pour faire approuver votre budget, alors assurez-vous de le préparer à l'avance.

Prêt à gérer plus efficacement votre budget de recrutement?

Que cela vous plaise ou non, avoir un budget de recrutement suffisant est la clé de toute stratégie d'embauche réussie. Plus important encore, vous devez avoir un aperçu complet de vos dépenses et de la façon dont vous allez développer votre entreprise. Ensuite, vous pouvez utiliser ces informations pour vous aider à gérer efficacement votre budget. Après tout, avoir un budget de recrutement réaliste vous aidera à trouver les meilleurs talents pour votre entreprise.

Alors qu'est-ce que tu attends? Mettez notre guide en sept étapes en action dès aujourd'hui et commencez à gérer votre budget de recrutement avec plus de succès.